Aktivitets- og redegjørelsesplikten

Kjønnsbalanse

Denne tabellen viser kjønnsbalansen i selskapet.

Deltid

De som er ansatt i deltidsstillinger i vårt selskap er i hovedsak studenter som ønsker å jobbe deltid ved siden av studier. Øvrige som jobber deltid i Visma Amili AS har valgt redusert stilling av velferdsmessige årsaker.

Ingen som ikke selv ønsker det, er så langt vi er kjent med, ansatt i deltidsstillinger.
Vi gjennomfører drøfting med tillitsvalgte minimum to ganger årlig for bruk av deltidsansettelser i selskapet og holder tillitsvalgte orientert ved eventuelle endringer.

Foreldrepermisjon

Kvinner tar i snitt lengre foreldrepermisjon enn menn, men det er like stor anledning og akseptert for menn å ta ut lengre foreldrepermisjon. Visma yter ordinær lønn, og feriepenger ved foreldrepermisjon for fast ansatte i 100% stilling. Øvrige ansattegoder opprettholdes også i permisjonstiden, med unntak av eventuelt gjeldende bonusordning. I permisjonstiden legger vi til rette for å holde kontakten i den grad arbeidstaker ønsker. De som ønsker blir invitert til møter, fellesmøter og sosiale samlinger, og prioriterer selv det de vil være med på.

Felles informasjonskanal

Vismas mangfold- og inkluderingsarbeid foregår både på gruppenivå og i hvert enkelt selskap. I Visma har vi et område på vårt intranett (Space) for “Diversity & Inclusion”. Her deles kunnskap, informasjon og initiativer, som blant annet webinarer og Deep Dives. Alle våre ansatte er oppfordret til å følge med på denne siden.

Faktisk tilstand for kjønnslikestilling

I Visma Amili AS mener vi det er avgjørende at vi har ansatte med ulik alder, bakgrunn, erfaring og ferdigheter. Med variasjon skaper vi innovasjon - og innovasjon er viktig for å sikre utvikling og en fremtidsrettet drift.

For noen stillinger, spesielt i leder- og rådgiverstillinger, er det krav om flytende norskkunnskaper. Årsaken til dette er at lovverket er på norsk, samt krav til høy grad av presisjon i kommunikasjon med ansatte, kunder og sluttkunder. Krav til flytende muntlig og skriftlig norsk for flere roller kan derfor være til hinder for mangfold.

Engasjerte medarbeidere er Visma Amili ASs mest betydningsfulle ressurs. Annenhver måned i 2023 sendte vi ut en medarbeiderundersøkelse via Peakon. Peakon tar pulsen på selskapet som helhet og per avdeling. I undersøkelsen har alle ansatte anledning til å gi skriftlig tilbakemelding. Disse tilbakemeldingene leses både av nærmeste leder, HR og Managing Director. Medarbeiderundersøkelsen er vårt viktigste verktøy for å måle hvordan våre ansatte evaluerer Visma Amili AS som arbeidsgiver. Individuelle svar er konfidensielle, og all data behandles av vår eksterne leverandør.

Managing Director og HR Director jobber tett med øvrige ledere i ledergruppen for å forstå selskapets resultater, og for å sette inn relevante tiltak ved behov. Resultatene diskuteres også i hver enkelt avdeling. Vi har alle et ansvar for å skape den beste arbeidsplassen for alle!

Et av scorene vi får via Peakon er Inclusion Index. Dette er et score vi som selskap skal sikre at våre ledere og mellomledere har et forhold til for å kunne bidra til å løfte resultatet. Som bildet (under) viser, lå vårt score over benchmark (Visma) på årets siste undersøkelse i desember 2023. Vi ser også at scoret har holdt seg jevnt rundt +70 gjennom hele året. Skalaen går fra -100 til +100.

I Inclusion Index scorer våre ansatte følgende:

• Jeg er trygg på at jeg ikke kommer til å bli diskriminert i min organisasjon.
• I min organisasjon blir alle akseptert for hvem de er, uavhengig av bakgrunn.
• En mangfoldig arbeidsstyrke er en tydelig prioritet i min organisasjon (for eksempel med tanke på kjønn, etnisitet, funksjonsnedsettelser, sosio-økonomisk status).

Andel kvinner og lønnsforskjeller

Lønn

Vismas lønnspolitikk skal bidra til at Visma rekrutterer, motiverer, utvikler og beholder dyktige medarbeidere.

I Trondheim har vi gjennom 2023 hatt en tariffavtale mellom Virke/YS og Finansforbundet, og vi forholder oss til det som forhandles innenfor vårt tariffområde.

I rapporten under er kvinners andel av menns lønn oppgitt i prosent. Gruppeinndelingen er utarbeidet i samarbeid med de tillitsvalgte i 2021/2022, og revidert for 2023. Et viktig utgangspunkt for inndeling i de ulike nivåene har vært at stillingene skal ha lik verdi, i tråd med BUFDIR’s anbefalte metodikk. Inndelingen i de 7 nivåene gjenspeiler stillingens vekting etter kriteriene kompetanse, ansvar samt arbeidsforhold og anstrengelse.

Det har ikke vært behov for å gjøre justeringer i grupperinger fra forrige rapportering, men vi har oppdatert med nye roller vi har fått i selskapet gjennom året. Sammen med de tillitsvalgte har vi vurdert hvilke områder vi skal ha fokus på, og hvordan vi skal jobbe mot en sterkere kultur for likestilling og mot diskriminering. Beregningen viser totale lønnsbetingelser inkludert diverse tillegg, bonuser og overtid.

Vismas kompensasjonspolitikk er basert på individuelt fastsatt lønn og lik lønn for likt arbeid, dvs. kvinner og menn i samme stillinger skal ha samme lønn dersom alle andre forhold er like. Gjennomsnittlig lønnsnivå påvirkes imidlertid av alder, ansiennitet, innsats, praksis, markedsverdi, spesialisering og utdannelse, i tillegg til rammer og retningslinjer i tariffavtalen.

Bonus

Visma Amili AS har satt seg som mål å tilstrebe en tidsriktig bonusordning for sine ansatte så lenge økonomien i selskapet tilsier dette. Målsettingen med bonusordningen er å motivere til økt innsats hos alle for å nå selskapets mål.

Alle ansatte i organisasjonen er innlemmet i selskapets generelle bonusordning. Unntaket er ansatte med eksisterende avtaler om bonusordning. Dette omfatter gjerne ledere med personalansvar eller særlig fagansvar, i tillegg til salgsressurser.

Resultat

Innenfor nivå 5 finner vi avdelingsledere og fagledere med særlig fagansvar. Her slår lønnsavviket ut i kvinnenes favør, og ligger 16,1% over menn. En av årsakene til avviket kan begrunnes i lang ansiennitet og erfaring. Nesten samme forskjell finner vi under skattepliktige naturalytelser. Vår analyse er at andre tillegg er jevnt fordelt mellom kvinner og menn, sett i forhold til lønnsnivå. Gjennomsnittsalderen for kvinner i denne gruppen er 46,6 år, mens menn er 38,7 år.

På nivå 7 finner vi vår største stillingsgruppe, rådgivere. Disse representerer selskapets førstelinje og bistår kunder og sluttkunder på telefon, chat og e-post. Også her slår lønnsavviket ut i kvinners favør, og ligger 13,2% over menn. Årsaken til dette er også her overvekt av kvinner med høy kompetanse og lang erfaring. Vi finner tilnærmet samme forhold under skattepliktige naturalytelser. Dette kan tyde på at overtidsarbeidet er jevnt fordelt mellom kvinner og menn. Gjennomsnittsalderen for kvinner i denne gruppen er 40,3 år, mens for menn er gjennomsnittsalderen 34,4 år.

Det er relativt liten grad av overtid i Visma Amili AS. De fleste overtidstimene er knyttet til vaktordning i forbindelse med kundesenteret som er åpent på kveldstid og på lørdager. Vi vektlegger viktigheten mellom arbeid og fritid, og arbeidsplaner og prosjekter planlegges gjennomført innenfor normal arbeidstid. Alle medarbeidere, med unntak av medarbeidere i særlig uavhengige stillinger, mottar overtidsbetaling for pålagt overtid.

Vårt arbeid for likestilling og mot diskriminering

Mål

Våre mål for selskapet videreføres mer eller mindre i sin helhet. I Visma Amili AS ønsker vi å være den mest inspirerende og engasjerende arbeidsplassen. Vårt hovedfokus er å levere verdiskapende løsninger for våre kunder. For at vi skal få de beste løsningene er vi avhengige av å ha mangfold i team. For å dra full nytte av våre forskjellige perspektiver, jobber vi kontinuerlig for å sikre en kultur som er inkluderende, der hver enkelt er komfortabel med å utfordre det eksisterende. Det skal være lov å ytre egne meninger, og man skal oppleve respekt for ulikhet. Vi har bygget opp tverrfaglige team, og vi har fokus på mangfold i team. Når man jobber sammen, blir kjent, skaper det psykologisk trygghet, som igjen øker engasjementet og gir bedre resultater.

Uten mangfold, kan vi risikere å miste en stor talentpool, og vi vil heller ikke kunne levere de beste produktene til våre kunder og møte deres ulike behov. Mangfold og inkludering er viktig i alle deler av vår organisasjon og vi
har et sterkt fokus på dette i vår Code of Conduct, Sustainability Policy, samt i våre mål og nøkkelresultater (OKR).

Like muligheter er sterkt knyttet til en av våre kjerneverdier, "Inkluderende". Mens man erkjenner at mangfold dekker et bredt spekter av områder, representerer teknologiindustrien i dag en gruppe med betydelig kjønnsforskjell. Å oppnå kjønnsbalanse er fortsatt et viktig satsingsområde for oss.

I rekrutteringsprosesser søker Visma kandidater med forskjellig bakgrunn og kvalifikasjoner, og bruker flere objektive kriterier for å finne den best egnede for hver stilling. For eksempel fremmer bruk av strukturerte intervjuer, case, evne- og ferdighetstester, like muligheter uavhengig av kjønn, nasjonalitet eller bakgrunn. I tillegg til er det alltid minimum to personer som vurderer kandidatene i intervju- og case-sammenheng. Visma Amili AS benytter moderat kvotering dersom vi har to potensielle like kvalifiserte kandidater for å forbedre kjønnsbalansen.

Objective Key Results

I Visma Amili AS jobber vi etter en OKR-metodikk (Objectives & Key Results) hvor vi setter mål for selskapet, for hvert enkelt team og for hver enkelt medarbeider. Mål for både utvikling og leveranse for hver enkelt
medarbeider blir satt opp i en årlig utviklingssamtale.

For å sikre at hver enkelt medarbeider har rette prioriteringer og får den støtten de har behov for, gjennomføres jevnlige Check-ins med leder og medarbeider. Leveransen evalueres i en årlig evaluering i
etterkant av årsslutt. I samtalen evaluerer hver enkelt leder sine medarbeidere i forhold til leveranse, måloppnåelse, oppfyllelse av våre verdier og utvikling.

Den årlige evalueringen benyttes som et av vurderingsparametrene i den årlige lønnsjusteringen. Dette gir Managing Director, Finance Director og HR Director en oversikt over evalueringene som er gjort totalt i selskapet. Disse vurderingene gir grunnlag for den prosentvise justeringen vi som selskap har mulighet til å gi innenfor de rammene som er gitt. Managing Director og HR Director er i tett dialog med tillitsvalgte og ledere for å sikre at vi gjennomfører en rettferdig lønnsjustering, som også tar hensyn til eventuelle ulikheter i for eksempel kjønn.

I Visma ønsker vi å legge til rette for at ansatte i ulike livsfaser skal trives og lykkes som arbeidstakere. Det er blant annet mangfoldet og sammensetningen av dyktige medarbeidere på tvers av generasjoner som medfører at Visma oppnår gode resultater. Dette er nedfelt i vår personalhåndbok som er gjeldende på tvers av alle Visma-selskaper. Ansatte i ulike livsfaser har naturligvis ulik kapasitet, samt ulike forutsetninger for å lykkes.

Like viktig er det imidlertid at den enkelte ansatte, uavhengig av hvilken livsfase man befinner seg i, er proaktivt bidragsytende, både når det gjelder arbeidsmiljøet og på den faglige arenaen, er nysgjerrig, lærevillig og
engasjert. Med dette samspillet mellom å gi og å ta, er vi sikre på at vi vil lykkes sammen.

Medarbeidere på arbeidstrening

Hvert år har Visma Amili AS flere medarbeidere på arbeidstrening via NAV. Dette er mennesker som av ulike grunner har havnet utenfor arbeidslivet. Gjennom arbeidstrening får de mulighet til å få verdifull erfaring som er relevant for fremtidig jobbsøk. Et flertall av de ansatte vi har hatt på arbeidstrening i Visma Amili AS har fått tilbud om fast jobb i etterkant av arbeidstreningsperioden. Dette oppleves som svært verdifullt for selskapet og for den enkelte.

Trosretning

I Visma har vi også lagt opp til at arbeidstakere som ikke tilhører Den norske kirke, har rett til fri i inntil to dager i året ved høytidsdager i henhold til sin trosretning.

I Visma Amili AS skal vi ha en bedriftskultur som bygger på åpenhet, samhold og respekt for hverandre.

Styrende dokumenter

Vi har en kvalitetshåndbok, en Personalhåndbok og en HMS-håndbok som inneholder både generelle regler, rammer og retningslinjer for alle Visma-selskap, i tillegg til virksomhetsspesifikke for Visma Amili AS. Fra Visma Group kan det vises til Code of Conduct, Core Values, Whistleblowing Channel, samt D&I Strategy.

I Visma Amili AS har vi i tillegg til Vismas verdier; Entrepreneurial, Dedicated, Responsible og Inclusive, utarbeidet vårt eget Employee DNA (eDNA). Dette fungerer som rettesnorer for våre medarbeidere.

Arbeidet med likestilling og ikke-diskriminering

I Visma Amili AS har vi et tett samarbeid med våre tillitsvalgte. Vi gjennomfører jevnlige møter lokalt i Trondheim hvor representanter fra organiserte og uorganiserte stiller sammen med lokal leder. I tillegg har vi
jevnlige møter på tvers av lokasjoner med Managing Director og HR Director fra arbeidsgiversiden, og de tillitsvalgte i Oslo og Trondheim fra arbeidstakersiden. I disse møtene er likestillingsarbeidet naturlig på
agendaen.

Visma Amili AS sin ledergruppe og styre har likestillingsarbeidet på sine agendaer gjennom året.

Hovedutfordringer, risiki og hindringer

Risikovurdering

Tiltak

Tiltakene nevnt over er til en viss grad videreført, men justert, fra 2022 og 2023. Dette fordi vi mener det kontinuerlig er behov for fokus på områdene for å sikre at vi jobber for likestilling og mot diskriminering i
selskapet.

Selskapet har også vært gjennom store endringer på ledersiden innenfor enkelte områder, og behovet for kontinuerlig fokus er tilstede.

Risikoområdene er ikke vektet med tanke på sannsynlighet eller konsekvens, da vi ikke anser disse som kvantifiserbare i dagens situasjon. Vi har et bevisst forhold til arbeidet for likestilling og inkludering, og mot diskriminering, både i eget selskap og i konsern.

Våre tiltak

Ledere har et særlig ansvar for å bidra til likestilling og ikke-diskriminering da de er rollemodeller for bedriftskulturen og står nærmest medarbeider. Mange av våre tiltak handler derfor om å styrke lederne i sine
roller. I løpet av året vil vi gjennomføre flere ledersamlinger og deep dives. Vi har planlagt samlinger hvor vi fysisk møtes og jobber sammen om lederskapet i 2024. Her vil hvem vi er, våre ansatte er og hva det betyr for vår kultur, være viktige temaer.

I vår medarbeiderundersøkelse måler vi Leadership Index annenhver måned, og vi ser en korrelasjon mellom gjennomføring av ledersamlinger med lederskap i fokus og indeksens utvikling. 

Rekruttering
Vi har utarbeidet en egen “verktøykasse” for rekruttering som støtter lederne i alle deler av prosessen. Verktøykassen inneholder forberedelsesmateriale, gjennomføringsmateriale, samt opplæringsmateriale i form av e-læring. I tillegg samarbeider HR tett med rekrutterende ledere for å sikre en rettferdig og god prosess. Vi innførte et nytt rekrutteringsverktøy i 2022. Dette verktøyet ble justert og gjort til “vårt eget” i løpet av 2023.

Onboarding

Gjennom våre automatiserte onboardingsprosesser sikrer vi at alle rekrutterende ledere har god informasjon i
både pre-boardingen og onboardingsprosessen.

De nye medarbeiderne vil også motta informasjon og linker til obligatorisk opplæring, som sikrer at alle nyansatte
får den samme grunnleggende opplæringen.
I vår avdeling Operations, ble det i 2023 utarbeidet en onboardings- og opplæringsplan, som skal sikre et likt
opplæringsløp for alle våre nye medarbeidere som jobber i førstelinjen. En godt utarbeidet plan bidrar til like muligheter fra start.

Lønn

Managing Director og HR har et tett samarbeid med ledere på alle nivåer gjennom hele lønnsjusteringsprosessen, i tillegg til at de tillitsvalgte i selskapet involveres tidlig i prosessen. I lønnsjusteringsprosessen i 2023 hadde vi, som i 2022, fokus på å prioritere de ansatte som var lavest lønnet i selskapet, i tillegg til ansatte med lang ansiennitet. Vi ser også at vi har et behov for å sikre attraktive talenter og nøkkelpersoner gjennom vår lønnsjustering, og prioriterer disse. Vi vil fortsette å ha fokus på å justere eventuelle skjevheter også i året som kommer.

Utviklingsmuligheter

Våre ledige stillinger lyses ut internt i Visma Amili AS, og i Visma’s interne kanaler, og interne kandidater oppfordres til å søke. Medarbeidere på alle nivåer av organisasjonen inviteres til å delta i ulike pågående prosjekter basert på kompetanse og interesseområde.

Vi har en egen rekrutteringsbonus i selskapet som skal motivere våre ansatte til å ta en mer aktiv rolle i å anbefale talenter til oss.

Kompetanse

HR bistår lederne i å utvikle kompetansestrategi for hvert team. Dette kan både medføre kompetansekartlegging
og utarbeidelse av utviklingsplaner for den enkelte.

Mangfoldsgruppe

I 2023 opprettet vi en mangfoldsgruppe i Visma Amili AS. Denne består av fire medarbeidere i ulike roller. HR har
utarbeidet en plan for kvartalsvise møter, basert på råd fra Bufdir på emner som kan og bør diskuteres i en mangfoldsgruppe. Gruppen ble opprettet i siste kvartal i 2023. Målet med gruppen er at de skal avdekke områder de mener ledergruppen og selskapet må sette fokus på. Gruppens funn skal presenteres i ledergruppen.

Resultat
Oppsummert er vi tilfreds med rammene som er på plass for et mer inkluderende arbeidsmiljø. Av resultater vi er fornøyde med, er arbeidet som er gjort på employee branding-siden. Dette har gjort at vi har fokus på kjønnsnøytralitet i våre rekrutteringsprosesser allerede fra start.

Av tiltakene vi har satt i gang ser vi at vi ikke har lykkes tilstrekkelig i vårt arbeid med verdiene. Vi hadde ambisjoner om å jobbe med verdi-workshops i hele selskapet, både avdelingsvis og samlet. På grunn av flere
endringer i selskapet fikk vi ikke til dette i like stor grad som vi ønsket, og viderefører derfor punktet i sin helhet inn i 2024, men vi starter med lederne. Vi har fortsatt tro på at dette vil bidra til at vi som selskap knyttes enda
tettere sammen, og ulikheter blir verdsatt enda mer enn i dag. Dette bygger kultur, som igjen er bra for vårt arbeid for likestilling og mot diskriminering.

Videre planer

I 2024 ønsker vi å fortsette det gode arbeidet som gjøres med å sikre fokus for likestilling og mot diskriminering. Vi har opprettet en mangfoldsgruppe som vil gjøre en 360 av organisasjonen, og dele funn og forslag til tiltak med ledergruppen. Ledergruppen vil gjøre vurderinger og prioriteringer på bakgrunn av innspillene som kommer fra
mangfoldsgruppen. Dette er et nytt tiltak for selskapet.

Vi jobber også i tillegg til dette sammen med våre kolleger på tvers av selskapene i Visma for å hjelpe og lære av hverandre.

ARP-rapporten og årsrapporten legges synlig på vår interne informasjonskanal, Space, og vi informerer om rapporten i en egen artikkel så raskt den er klar.