AutoCollect i PowerOffice GO | Spørsmål og svar

Hvordan definerer jeg mine purrerutiner i PowerOffice Go?

Du finner skjermbilde ved å gå til Meny > Innstillinger > Purring og Inkasso.

I dette skjermbilde kan dere selv velge om dere ønsker å sende ut betalingspåminnelse eller aktivere automatisk overføring til oss så snart faktura er forfalt med 14 dager.

For at Visma Amili skal overta innkreving må Purring og Inkassovarsel IKKE hukes av da disse alternativene gjør at dere selv sender dette og ikke AutoCollect.

Hvordan sende faktura til purring og inkasso gjennom AutoCollect?

Hvis du ikke har aktivert automatisk overføring av faktura under Meny > Innstillinger > Purring og inkasso, er dette hvordan du sender faktura til purring og inkasso manuelt:

1. Gå til Meny > Salg > Inkasso

Når din faktura fremkommer her, er avhengig av purreflyt og dine innstillinger som du finner under Purring og inkasso.

Dette er de ulike kriteriene:

• Hvis ingen av feltene er markert i oppsettet vil faktura ligger her på dag 1 etter forfall på faktura.
• Hvis du har valgt påminnelse i oppsettet, vil faktura ligge klar 14 dager etter forfall på faktura.
• Hvis du har valgt purring og/eller inkassovarsel vil faktura ligge her første dag etter forfall på purring og/eller inkassovarsel.

Finner du ikke faktura i oversikt?

1. Gå til Meny > Salg > Purringer og overstyr neste handling ved å endre neste handling fra Ingen eller Vent til Inkasso.

Det finnes to alternativer for oversending:

• Hvis du kun ønsker å sende over enkelte faktura i forslaget, marker de du skal sende over og trykk Godkjenn.
• Hvis du ønsker å sende alle, trykk på pilen til høyre for Godkjenn og velg Godkjenn alle.

Faktura er da sendt til oppfølging hos oss.

Faktura vil legge seg under Godkjent frem til den er lest inn hos AutoCollect. Faktura vil da flytte seg til fanen Åpne hvor du kan følge status på sak.

Hvordan gjør jeg endringer på faktura som er sendt via AutoCollect?

Slik gjør du endringer på faktura som er sendt via AutoCollect for PowerOffice Go:

1. Gå til fanen Fakturaoversikt
2. Trykk på den aktuelle faktura og det vil komme frem en knapp med Endre oppdrag. 

3. Trykk på Endre oppdrag og få opp et vindu med nedtrekksmeny med ulike alternativer.
   
    
4. Her har du mulighet til å sende melding til saksbehandler, gi beskjed om utsatt forfallsdato, sette faktura på pause, oppheve pause og avslutte oppdrag. Velg aktuell type og trykk Send.

Hvordan se stauts på faktura i AutoCollect?

Klikk deg inn på faktura du ønsker å se stauts på når du er inne i AutoCollect portalen og  fakturaoversikt.

Har du aktivert AutoCollect etter 2. juli 2024? Se status på fakturaene i Amili-portalen.

Da vil dette vinduet dukke opp:

Husk at hvis fakturaen går til inkasso vil du finne mer informasjon og historikk rundt saken ved å logge inn i KreditorWeb.

Hvordan gjenoppretter jeg klientnøkkelen i PowerOffice Go for AutoCollect?

For å gjenopprette Klientnøkkelen for AutoCollect må følgende utføres:

1. Gå til Meny > Innstillinger > Utvidelser
   
   
2. Klikk på blankt felt i linjen som heter AutoCollect for å markere > Trykk så Slett.
3. Klikk så på Legg til utvidelse > Velg AutoCollect i nedtrekksmenyen og du vil få opp en ny gjeldende klientnøkkel.
4. Kopier så denne nøkkelen og trykk deretter OK for å lagre.

Denne anbefaler vi at dere kopierer og lagrer i et eksternt dokument slik at du har den til senere.

Hvordan aktivere automatisk bokføring av oppgjør fra AutoCollect?

Visma Amili AS har sitt eget KID- og kontonummer på brevene som sendes ut både på purre- og inkassostadiet. Hvis du velger å ha automatisert purre- og inkassooppgjør trenger du kun å gjøre følgende: 

1. Føre innbetalingen mot bankkonto motpost (satt opp som vist nedenfor) når denne kommer, innbetalingen har tekst "Ihht samlebilag xxx..."
2. Motta ferdig oppstilt og oppdatert bilag inne i Tripletex med alle føringer mot kundereskontro og MVA-konto
3. Motta remitteringsbilag på e-post som grunnlag for føringene vi har gjort inne i Tripletex

Automatisk bokføring aktiveres under tannhjulet i AutoCollect-portalen med utfylling av standardkontoer. 

Hva skjer med faktura etter overføring?

For å få en bedre forståelse av hva som skjer videre med din faktura når den sendes til oss for purring og inkasso finner du nedenfor en oversikt over de ulike stegene. 

Du kan også finne informasjon om hva som er gjort fra vår side på vår Kreditorweb.

Har du aktivert AutoCollect etter 2. juli 2024? Se status på fakturaene i Amili-portalen.

Hvis du ikke har innloggingen din dit, gi oss beskjed på hjelp@amili.no, så fikser vi dette. 

Inkassovarsel 

Når du har sendt en faktura til purring, går det ut et inkassovarsel. Dette inkassovarselet sendes tidligst ut 14 dager etter forfall, og inneholder et purregebyr, samt renter beregnet fra forfallsdato på faktura. 

Inkassoliste 

Blir ikke inkassovarselet betalt innen forfall, er neste steg en inkassoliste. 

Denne listen mottar du på e-post første tirsdag etter at inkassovarselet har forfalt. Listen inneholder en oversikt over alle fakturaer som ikke har blitt betalt innen fristen, samt beskjed om at postene er klare for inkasso. Faktura som ikke skal gå videre til inkasso må stoppes her. 

Se nederst i artikkelen for oversikt over hvordan inkassolisten besvares ut fra hvilket produkt du bruker. 

Inkasso

Etter at faktura blir registrert for inkasso, blir sendt ut lovpålagte brev - enten per post eller digipost. Vi leverer også eFaktura i nettbanken til sluttkunde hvis vi har personnummer tilgjengelig. 

Saksbehandler vil deretter starte jobben med å ringe, sende e-post, SMS eller brev. Saksbehandler vil også ta en vurdering på om det vil være hensiktsmessig å sende faktura videre til rettslig pågang. 

For å løse purre- og inkassosaker raskt, er det avgjørende at vi har mest mulig informasjon om deres kunder. Det er derfor viktig at vi mottar mest mulig og riktig informasjon fra dere slik at vi kan nå de. Sørg for at telefonnummer, e-post, organisasjonsnummer til bedriftskunder og fødsels- eller personnummer til privater legges på kundene deres hvor dere har denne informasjonen. 

Nedenfor finner du et utdrag av hvilke hjelpemidler våre saksbehandlere benytter for å sørge for at dere får innbetalt fakturabeløpet deres: 

Inkassosalærer 

Brevene vi sender ut inneholder inkassosalær og renter. Inkassosalærene beregnes ut i fra standardiserte offentlige satser.

Betalingsanmerkning

Privatpersoner får betalingsanmerkning dersom kravet går rettslig (etter dag 38), eller eventuelt hvis de ikke holder en avdragsordning som avtalt. 

Næringskunder får betalingsanmerkning på dag 30 etter betalingsoppfordring. 

Hvis inkassosak blir innbetalt slettes betalingsanmerkning i løpet av et par dager. 

Kredittsjekk

Vi tar kredittsjekker av sluttkunde for å se hvordan man best mulig kan løse sakene. 

Ut fra scoren på kredittsjekk gjør saksbehandler vurderinger på hvordan saken skal følges opp videre.  Vi gjør vårt ytterste for at kunder som har utfordringer med å betale får god, skånsom og profesjonell oppfølging og rådgivning. 

Hvis kredittsjekken er god vil rettslig pågang være et godt virkemiddel, men er kredittsjekken dårlig kan det for eksempel være bedre å ringe sluttkunde. 

Rettslig pågang

Rettslig pågang er et av de viktigste virkemidlene vi har for å løse inkassosaker. Det blir alltid tatt en nøye vurdering om det er hensiktsmessig å sende et krav videre til rettslig pågang. Vi sender ikke krav videre som vi ikke tror vi får noe på. Det er basert på våre dyktige saksbehandlere sin avgjørelse om det er hensiktsmessig eller ikke, de kan for eksempel se om sluttkunde har motorvogn, eiendom, eller andre eiendeler som de kan ta pant i for å selge så deres kunde får oppgjør på sitt tilgodehavende. De har også innsyn i sluttkundens økonomi og dersom vedkommende har et aktivt lønnstrekk gående kan de ofte få dette trekket videreført på vår sak.

Avbrudd av foreldelse kan skje ved å iverksette rettslige skritt, eller ved at skyldner erkjenner gjeldsforpliktelsen

Overvåk

Inkassosaker som ikke er løst etter 12 måneders ordinær inkassopågang, rettslig pågang eller er avskrevet, overføres til overvåking. Når inkassosaken legges til overvåk vil det bli tatt jevnlige kredittsjekker av sluttkunde for å sjekke om økonomien forbedrer seg.

Kontakt oss på hjelp@amili.no

Hvordan trekker jeg en sak?

Det er viktig å vite at det kan medføre kostnader for deg å trekke en faktura vi har begynt å behandle. Dere har 10 dager fra datoen vi sender ut inkassovarsel på til å trekke saken kostnadsfritt, utover dette faktureres dere for påløpte gebyrer og renter på fakturaen.