AutoCollect for Business NXT

Kurs - Visma Learning Universe

Oppsett og bruk av AutoCollect i Business NXT er også tilgjengelig som kurs i Visma Learning Universe hvis du heller foretrekker det.

Kurset finner du her:  AutoCollect i Business NXT

I kurset vil du lære:

• Hva AutoCollect er
• Hvordan du setter opp og aktiverer AutoCollect
• Hvordan du bruker AutoCollect 

Steg 1 - Før aktivering

Nyttig informasjon før du begynner aktivering av AutoCollect

1. Eksisterende bruker av AutoCollect i Visma Business? Se artikkel Overgang fra Visma Business til Business NXT
   
   
2. I Business NXT - Søk Systemopplysninger
   Dobbelklikk i feltet Systemoppl.beh og fjern haken for Autocollect Test om denne står huket på. Lagre.
   
   
3. Sjekk om AutoCollect sine standardverdier er tilgjengelig i Business NXT.
   I fanen Grunnleggende informasjon skal det være informasjon i en del felter, som feks Purreflyt og Overfør purring til inkasso. Er disse feltene tomme kan du importere standardverdiene for å redusere manuelt arbeid for deg.
   Se artikkel Importer standardverdier for AutoCollect

Steg 2 - Aktiver AutoCollect

Når du skal aktivere AutoCollect gjør du følgende: 

1. Velg aktuell kunde
2. Søk AutoCollect-innstillinger ved å trykke på Meny eller forstørrelsesglasset øverst i Business NXT skjermbilde.  

3. Velg Innfordringsavtale → Se over informasjonen i fanene Grunnleggende informasjon, kontaktinformasjon, regnskapsinformasjon og tilleggsinformasjon. Fyll inn/endre aktuelle felter.

Obs! Forklaring på feltene i innfordringsavtale finner du i steg 3. 

5. Velg NXT parametere og fyll inn/endre aktulle felter. 

Obs! Forklaring på feltene i NXT parametere finner du i steg 4. 

6. Etter du har gått gjennom Innfordringsavtalen og NXT parametrene, gå tilbake til Innfordringsavtale og fanen Grunnleggende informasjon. 

7. Klikk på Behandling (helt til høyre i skjermbildet) eller høyreklikk i skjermbildet, velg Behandlinger, klikk Aktivere AutoCollect 

Amili sender E-post innen et par timer med invitasjon til Amili-portalen. Denne E-posten bekrefter at AutoCollect er klar til bruk. 

8. Søk opp AutoCollect-innstillinger og velg fanen Grunnleggende informasjon. Dobbelklikk i feltet AutoCollect behandling og huk av i feltet Aktivert. 

Du kan nå sende over faktura til oppfølging via AutoCollect i Business NXT!

Steg 3 - Innfordringavtale

Du vil nå få en gjennomgang av de ulike fanene i Innfordringsavtalen og hva de betyr.

Grunnleggende informasjon

Se over informasjonen og fyll inn om obligatoriske felter har mangler eller er feil. 

Organisasjonsnr. regnskapsbyrå
Fylles kun inn om kunden er kunde av et regnskapsbyrå. 

Autocollect behandling
Dobbeltrykk og huk av det som er aktuelt. 

• Automatisk overføring til Autocollect

For å aktivere automatisk overføring av fakturaer til AutoCollect, må du:

1. Huke av feltet Automatisk overføring til AutoCollect.
2. Opprette en tidsstyrt prosess, se hvordan dette gjøres her, eller ta kontakt med din Visma Partner.  

Vi anbefaler å huke av for:

• Oppdater oppgjørsbunt automatisk
• Oppdater korreksjonsbunt automatisk.

Obs! Haken “Aktivert” hukes på først etter selskapet har mottatt velkomstmail. 

Minstebeløp innfordring:
Minstebeløp på faktura dere ønsker skal komme opp i purreforslaget. Standard er kr 100.

Antall purringer:
Skal stå tom

Løpedager innfordring:
Dager fra forfall på faktura, til den vises i purreforslaget. Dersom brevet har purregebyr (f.eks. inkassovarsel), må fakturaen være forfalt med minst 14 dager.
Obs! Verdien må være lik i feltet Antall løpedager som ligger i fanen NXT parametre.

Purreflyt:
Vi anbefaler “60 - Samlepurring klientkonto”. Det betyr at faktura sendt over samme dag mot samme sluttkunde, blir slått sammen til ett brev.

Overfør purring til inkasso:
10: Ubetalte inkassovarsler går over til inkasso dersom de ikke pauses eller stoppes.

Faktura epost adresse:
E-postadressen som skal stå på brev om sluttkunde ønsker å komme i kontakt.

Bankkontonummer:  
Bankkonto Amili skal utbetale oppgjør til. Obs! Ingen punktum mellom tallene.

Innfordrings ID nummer:
Tomt felt - dette fylles ut automatisk ved aktivering.

Opplysning:
Om det er relevant informasjon Amili trenger om kunden kan det skrives her.

Kontaktinformasjon:

Fyll inn informasjon med navn, e-post og telefonnummer på kontaktperson hos selskapet og evt. regnskapsfører. Dersom det kun skal være én kontaktperson, legges samme info inn to ganger som vist på bildet over.

Dobbeltrykk i Kontakt behandling og huk på de to øverste, og nederste boks. Dobbeltrykk i Regnskapsfører behandling og huk på Mottaker av remitteringsrapport.

Regnskapsinformasjon:

AutoCollect henter konto fra standard kontoplan. En står fritt til å endre om det er andre konti som benyttes i regnskapet. Autocollect fører oppgjør mot Mellomværende konto. 

Avgiftskoder for bokføring av inkassoselskapets utlegg av MVA

• Inngående avg. kode høy sats (normalt avg.kode = 1)
• Inngående avg. kode kjøp utenfor avgiftsområdet (normalt avg.kode = 8)
• Hvis kunden ikke er MVA-pliktig settes begge til 8.

AutoCollect kan bokføre kostnader og inntekter per avdeling og / eller prosjekt. 

Det gjøres i følgende prioritert rekkefølge:

1. Innfordringsavtalen: Er det angitt ansvarsenhet i Innfordringsavtalen (se skjermbildet slide 15) vil kostnader og inntekter bokføres mot disse ansvarsenheter.

2. Faktura: Om det ikke er satt Avdeling / Prosjekt i Innfordringsavtalen går det sjekk på Avdeling / Prosjekt mot faktura i Åpen Post.

3. Kunde: Er det ikke satt Avdeling / Prosjekt i Innfordringsavtalen eller på fakturaen er siste sjekk om det er satt på Kunden i aktør-tabellen.

Tilleggsinformasjon: 

Fyll inn i feltene om du ønsker å ha mer informasjon på inkassovarselet, som for eksempel avdelingsnavn, gårds-og bruksnummer, referanse eller annet. Disse feltene benyttes som regel bare i spesielle tilfeller/kundegrupper. 
Legalpantkrav? Ta kontakt på hjelp@amili.no for oppsett 

Steg 4 - NXT parametere

Vi går nå gjennom de ulike fanene i NXT parametere og hva de betyr. 

Bedriftsopplysninger

Løpedager: Skriv antall dager det skal gå fra faktura er forfalt til faktura er klar for purring og skal fremkomme i purreforslaget. 

Obs! Antall dager må være likt som feltet “Løpedager innfordring”. 
Feltet finner du under Innfordringsavtale og fanen “Grunnleggende informasjon” 

Bilagsarter:

For å sikre at AutoCollect får korrekt informasjon fra Business NXT må relevante bilagsarter dere benytter, knyttes mot en Innfordring bilagsart. 

Innfordring bilagsarter som AutoCollect benytter:
  1: Bank 
 2: Kreditnota
 4: Renter og gebyr
 8: Inkassooppgjør og tapsføring
16: Utgående faktura

Du står fritt til å endre om det er andre bilagsarter / innfordring bilagsarter som benyttes i Business NXT. Dette kan du gjøre via Regnskap → Grunndata regnskap → Innstillinger regnskap → Serier → Bilagsarter. Hent opp kolonnen Innfordring bilagsart. 

Har dere for eksempel fakturaer med en annen bilagsart enn det som ligger som standard, er det lurt å legge på innfordring bilagsart 16 på bilagsarten for faktura, slik at fakturaen(e) kommer opp i purreforslaget og kan sendes til innkreving.

I videre artikler vil du finne informasjon om daglig bruk av tjenesten.  

Overvåkningspunkt

Ved å sette opp et overvåkningspunkt, vil du få en oversikt over de faktura som er klare for å purres med AutoCollect i oppgavelisten på startsiden. 

1. Søk: AutoCollect

2. Gå til fanen Purre- eller inkassoforslag

3. Trykk på de tre prikkene til høyre i skjermbildet

4. Velg Legg til som Overvåkningspunkt

5. Fyll inn nødvendig informasjon

6. Lagre

Se gjerne kurset  kurset Overvåkningspunkt i Visma Learning Universe

Obs! Dette er et verktøy som er aktuelt for kunder som ikke har satt på auto-overføring av forfalte faktura til purring, og som ønsker å bli varslet når det er faktura klar for purring. 

Purrefritak

Det er mulig å sette purrefritak på kunder og på enkelte faktura.

Purrefritak på kunde

Om det er én eller flere kunder som ikke skal sendes AutoCollect for innkreving, (f.eks. datterselskap, egne ansatte e.l.) må det settes Purrefritak på Kunde. 

1. Søk Kunder og velg fanen Kundeinformasjon

2. Søk frem aktuell kunde(r)

3. Dobbelklikk i feltet Kundepref og kryss av i feltet Purrefritak (haken inkassofritak er kun for kreditorer som benytter Amili til kun inkasso)

4. Lagre

Forfalte faktura til kunder med purrefritak vil ikke vises i fanen Purre- eller inkassoforslaget i AutoCollect.

Purrefritak på faktura

Om det er én eller flere faktura som ikke skal sendes til AutoCollect for innkreving, må det settes purrefritak på faktura. 

1. Søk AutoCollect og velg AutoCollect (purring og inkasso)

2. Velg fanen Purre- eller inkassoforslag

3. Hent opp kolonnen Purrefritak

3. Velg fritas for purring (nr. 1) på aktuell faktura

Tips: Du har også mulighet til å gjøre det i skjermbildet Alle åpne poster hvor kolonnen Purrefritak ligger som standard. 

Faktura med purrefritak vil ikke vises i Purre- eller inkassoforslaget i AutoCollect.

Slik sender du faktura til oppfølging

Hvis du åpner purreforslaget for første gang etter aktivering, anbefales det å markere alle fakturaene og rekalkulere Forfall inkl. løpedager. Dette kan du gjøre via Behandling-knappen til høyre. Dersom alternativet ikke er synlig, kan du hente det frem ved å skru på Design-modus. 

1. Før du sender faktura første gang: Sørg for at du har mottatt E-post fra Amili og at haken for Aktivert er satt på i innfordringsavtalen. Se hvor du finner Aktivert i steg 2

2. Søk AutoCollect (purring og inkasso) og velg fanen Purre eller inkassoforslag

2. Huk av den eller de faktura du vil sende til AutoCollect

3. Høyreklikk og velg Behandling → Send til AutoCollect evt. via Behandling fra øverst i skjermbildet til høyre

Faktura er nå oversendt til oppfølging via AutoCollect. Du finner sendte faktura i fanen Faktura under behandling i AutoCollect

Utenlandske kunder

AutoCollect sender purring til utenlandske kunder på lik linje som norske kunder. Alle oppgjør skjer i norske kroner. Visma Amili har ikke konsesjon til å drive inkasso i andre land enn Norge. Om det er faktura som må videre til inkasso / rettslige prosesser i utlandet samarbeider vi med søsterselskaper i Sverige og Finland og Azets Insight i Danmark. For andre land er vi medlem i TCM nettverket. Se avtalen du har signert med oss mtp. pris og betingelser.

Faktura er nå oversendt til oppfølging via AutoCollect. Du finner sendte faktura i fanen Faktura under behandling i AutoCollect

For å se status på en faktura som er sendt via AutoCollect: 

1. Søk AutoCollect og velg fanen Faktura under behandling.

2. Se kolonne Innfordring status

Endre innfordringsstatus

Du kan pause, fortsette (etter pause), avslutte / stoppe og sende Amili melding på en faktura sendt AutoCollect.

1. Søk AutoCollect og velg fanen Faktura under behandling

2. Huk av faktura du vil endre / sende melding på

3. Velg Behandling → Endre innfordringsstatus

Se bilde for hvilke statuser du har mulighet til å endre til. 
Ved valget Melding kan du skrive fritt, og beskjeden blir behandlet av en saksbehandler hos Visma Amili.

Obs! Hvis faktura er registrert til inkasso vil det kun være mulig å avslutte faktura og sende melding. 

Minner om at avslutning av inkassosak kan medføre faktura for påløpte inkasso-omkostninger i henhold til avtale.

Se historikk på faktura i AutoCollect

Slik ser du historikk på faktura sendt AutoCollect: 

1. Søk AutoCollect og velg så fanen 
Faktura under behandling

2. Huk av aktuell faktura

3. Velg Behandling → Vis innfordringsdetaljer

Logg deg inn i Amili-portalen for full oversikt over dine faktura til oppfølging.
Du kan blant annet se: 

• Historikken til fakturaen - hva har skjedd når
• Mulighet for å endre status på en eller flere faktura
• Kommunisere med oss
• Se hvilke brev som er sendt skyldner og evt laste de ned
• Hvor i saksgangen er saken
• Svare på spørsmål fra oss ved henvendelse / dialog med skyldner 

Direktebetaling og Kreditering

Direktebetaling

Betaling direkte til kundens konto
Innbetalinger direkte til kundens konto trengs kun å matches post-mot-post med aktuell faktura. 
AutoCollect får beskjed, og faktura justeres i henhold til innbetalingen. 

Betaling direkte til kundens konto inkludert purregebyr og renter
Om innbetalingen inneholder både fakturabeløp, purregebyr og påløpte renter vil dette automatisk oppdateres hvis Autopay benyttes.
For innbetalinger med KID-nummer eller motref. vil Business NXT sjekke om:

1. Det er verdi i kolonnen Innfordrings-ID

2. Det er purregebyr eller renter utestående i tillegg til fakturabeløp

Hvis Nei: Føringen går kun mot fakturabeløp
Hvis Ja: Business NXT setter inn flere bilagslinjer i bunten

Linjene i bunten vil da være: 

• Bank (Total innbetaling)
• Fakturabeløp
• Purregebyr
• Renter
• Overbetaling (for mye betalt beløp bokføres som en "overbetaling" på kunden). Se mer info i feltet “Ekstratekst” på bilagslinjen.

Kontoer som benyttes i bokføringen gjøres med bakgrunn i oppsett i fanen Regnskapsinformasjon i Innfordringsavtalen. 
Beløpene hentes fra utestående rente- og gebyr på aktuell faktura i åpne poster.

Kreditering

Krediterer du en faktura som er sendt AutoCollect, blir det fanget opp så lenge bilagsarten for kreditnota har definert Innfordrings bilagsart for kreditnota, og matches (post-mot-post) mot faktura som er sendt AutoCollect.

Matching av faktura

Matche post-mot-post

Når det ligger åpne betalinger i kundereskontro må du matche innbetaling med aktuell faktura. 
Slik gjør du det: 

1. Søk Alle poster kunde

2. Marker en kreditpost og en debetpost og velg Behandling → Match post-mot-post

AutoCollect blir varslet om matchingen. Hvis innbetalingen er lik fakturabeløp + purregebyr + renter opprettes det en korreksjonsbunt. Vi anbefaler at korreksjonsbunten settes til Automatisk oppdatering via Innfordringsavtalen for å sikre at Amili får beskjed om betalingen. 
Dette gjør du i Innfordringsavtalen og fanen Grunnleggende informasjon → AutoCollect behandling

Obs! Det er kun Match post-mot-post som er tillatt for AutoCollect. 
Det er ikke mulig å bruke Match like beløp eller Match referanser for faktura sendt AutoCollect.

Oppheve matching

For å sikre at AutoCollect har samme informasjon som Business NXT har Amili sperret muligheten for å oppheve matching av faktura sendt AutoCollect.

Hvis du likevel har behov for å få dette gjort, ta kontakt med oss for bistand.

Vi anbefaler at du opphever matching en til en. 
Obs! Aldri markér hele kundereskontro og opphev matching.

Visma Amili AS
Tlf: 73 20 61 62
E-post: hjelp@amili.no

Inkassooppgjør

Når sluttkunde betaler til Amili skjer det to prosesser:

1. Oppgjøret legger seg i Bilagsregistrering under fanen Ikke oppdaterte bilag. Bunten har Opprinnelse 28.

Grunnlag for oppgjøret kan hentes fram i oppgjørsbunten. Marker bunten og hent fram dokumentet i oppgjøret ved å Gå til Dokumentviser helt til høyre.

2. Du får utbetalingene til bankkonto oppgitt i Innfordringsavtalen, merket med Samlebilag dato xx.xx.xxxx

Beløpet utbetales til kundens bankkonto, men skal føres mot konto for ”Mellomværende AutoCollect” Når bankbilaget kommer, skal mellomværende konto krediteres og bankkonto debiteres.

Obs! Føringene gjøres automatisk mot konto som er satt opp i fanen Innfordringsavtale - Regnskapsinformasjon.

Tapsføring

Om du skal tapsføre faktura i regnskapet som er sendt AutoCollect er det viktig at dette ikke meldes som en betaling eller kreditering til AutoCollect! Dette sikrer du ved å bruke bilagsart for tapsføring som er knyttet til innfordring bilagsart for tapsføring og motreferanse i bilagsregistreringen.

Eksempel på innfordringsbilagsart

For eksempel:

• Bilagsart 2 - Tapsføring / Korrigering
  • Bilagsart 2 har Innfordring bilagsart for tapsføring
• Debet: Tap på fordring - konto 7830
• Kredit: Kunde
• Motref. fylles inn med fakturanummeret som skal tapsføres

Eksempel på bunt i bilagsregistrering

Ofte stilte spørsmål

Sist oppdatert: 5.3.25

Buntoppdatering feiler

Gjør følgende om buntoppdatering feiler:

Hvis bakgrunnsprosesser som rapporteres om betalinger til AutoCollect av en eller annen grunn skulle feile, vil feltet Buntstatus i Oppdaterte bunter vise verdien 2.
Dobbeltklikk i feltet og du vil se hva verdien er

Vi anbefaler at feltet Buntstatus er et av kontrollfeltene for oppfølging slik at du enkelt ser om det skulle være avvik.

Bruk i slike tilfeller behandlingen Send betalingsdetaljer til AutoCollect for å sende de samme betalingene til AutoCollect på nytt.

Importer standard malverdier for AutoCollect

For å forenkle oppsett av ny avtale på AutoCollect kan du importere en fil til Business NXT om ikke verdiene allerede ligger tilgjengelig. 

Slik sjekker du om malverdiene allerede er på plass:

1. Søk AutoCollect-innstillinger

2. Sjekk om Innfordring bilagsarter med mer ligger der

Hvis du behøver importfilen, ligger den under Nedlastninger i Visma Software Partnerportalen. 

Slik importerer du filen til Business NXT:

1. Søk Systemopplysninger

2. Gå til Behandling  → Importer

3..Velg aktuell bedrift

4. Velg importmetode: Legg bare til nye rader

5. Hent filen AutoCollect - import av standardverdier NY.txt

6. Trykk Importer

Anbefalt purreflyt

Amili anbefaler Purreflyt = 60 

Purreflyt settes i Innfordringsavtalen i fanen Grunnleggende informasjon og feltet Purreflyt

Det er enkelt og oversiktlig for kunden:

• Alle faktura sendt til oppfølging samme dag samles på et inkassovarsel til kunden.
• Tabell på side 2 med oversikt over alle faktura, KID og påløpte renter
• Sendes tidligst 14 dager etter forfall på originalfaktura
• Inneholder purregebyr og forsinkelsesrenter
• Har 14 dager forfall
• Sendes med Amili sin konto og KID

Fordeler

• Jo flere faktura som blir betalt til Amili = mindre feil
  • Færre direktebetalinger å håndtere
  • Færre feil innbetalinger å håndtere
  • Færre overbetalinger å utbetale
• Amili remitterer daglig

Overgang fra Visma Business til Business NXT

Om du bruker Visma Business og skal til Business NXT, trenger du å gjøre følgende:

I Visma Business:

AutoCollect må deaktiveres i Visma Business før du aktiverer AutoCollect i Business NXT. 

Dobbelklikk i feltet AutoCollect behandling i fanen Grunnleggende informasjon som du finner i Innfordringsavtalen. 
Ta bort haken i feltet “Aktivert” og lagre.

I Business NXT:

Etter flytting til Business NXT aktiverer du AutoCollect igjen ved å søke AutoCollect-innstillinger og fylle ut alle felter i henhold til denne brukerveiledningen.

Dobbelklikk så i feltet AutoCollect behandling i fanen Grunnleggende informasjon som du finner i Innfordringsavtalen. 
Sett på haken i feltet “Aktivert” og lagre.

velg Behandling → Aktiver AutoCollect

Fakturakopi fra Autoinvoice

80% av alle henvendelser tidlig i innfordringsløpet omhandler kopi av faktura. 

Ved å sette opp Amili på din Autoinvoice-bruker, kan vi hente ut fakturakopi på vegne av selskapet. I tillegg vil din kunde få tilgang til fakturakopi på MinSide.

MinSide

Minside er sluttkundenes portal. Her kan dine kunder logge seg inn, finne nødvendig informasjon og betale krav vi har sendt ut på vegne av ditt selskap. 

• Brukervennlig grensesnitt

• All informasjon samlet på ett sted

• Betaling med Vipps, kort eller Neonomics

• Mulighet til å gi regnskapsfører tilgang

Slik gjør du det:
1. Logg inn i Autoinvoice kontoen din: www.autoinvoice.no

2. Gå til Firmainnstillinger - Brukere

3. Legg til ny bruker

• Brukeren må ha navnet svc_autoinvoicevfs@visma.com
• Brukeren må ha adminrettigheter

Innfordringsprosessen

Hva skjer når en faktura sendes til Visma Amili?

Hva er forskjellen på en betalingspåminnelse og en betalingsoppfordring? Er purring og inkassovarsel det samme? Hvilke virkemidler bruker vi i de ulike stegene? Vi har samlet de ulike stegene i innfordringsprosessen for å forklare hva disse innebærer. Se nærmere beskrivelse her.