Slik aktiverer du tjenesten
AutoCollect er en integrert purre- og inkassotjeneste i Cordel, og det er enkelt å komme i gang.
Her vil du finne alt du trenger av informasjon fra aktivering til daglig bruk av tjenesten!
- Send inn skjema for bestilling av AutoCollect fra SmartCraft sine hjemmesider.
- Du vil motta en e-post med link for å fullføre onboardingen. Fullfør 4 steg i onboardingen og singnér avtale.
- Når du får bekreftelse på at oppsettet er på plass, vil du få AutoCollect tilgjengelig i fakturaregister via følgende sti:
Fakturering → Konfig → Standard fakturaoplysninger → Intergrasjoner
- Fyll inn følgende informasjon:
CreditorID: Fyll inn organisasjonsnummer
Bruker: VCS+organisasjonsnummer
Passord: Bruk det samme passordet som du brukte i skjema for bestilling av AutoCollect.
Definer din innfordringstjeneste
Første gang du skal sende over faktura til oppfølging hos Amili, må du definere ønskede kriterier for oversendelse av faktura.
1. Gå til Amili AutoCollect i Fakturaregistrert: Fakturering → Amili AutoCollect → Ny
2. Følgende kriterer kan settes:
- Forfall overskredet med minimum: Hvor mange dager faktura må være forfalt før du kan sende til oppfølging.
- Minimum skyldig beløp: Minstebeløp på faktura som skal dukke opp i forslaget.
- Avdnr. Regnskap: Hvis fakturaen tilfører en spesifikk regnskapsavdeling.
3. Når du har satt ønskede kriterier, har du også mulighet til å sette hake i
Alle fakturaer som ikke allerede er eksportert hvis du ønsker at alle faktura som oppfyller kriteriene skal sendes til oppfølging.
4. Trykk Lagre.
Hvis du ønsker å endre oppsettet i etterkant, så kan du gjøre det her.
Slik sender du faktura til oppfølging
- For å sende over faktura til oppfølging, må du åpne AutoCollect-registrert. Dette gjøres fra knapp Amili AutoCollect i fakturaregistrert.
- Trykk så på Ny knappen for å velge faktura du ønsker å sende til oppfølging.
- Trykk: Merk (CTRL) for å få oversikt over faktura som er klare for å sendes over iht. kriteriene som er definert for eksport av fakturaer.
Obs! Hvis du har satt hake i Alle fakturer som ikke allerede er eksportert, vil faktura overføres automatisk ved oppfylte kriterier.
- Et nytt skjermbilde vil vise alle faktura som er klare for å sendes til oppfølging hos Amili. Velg den eller de faktura du ønsker å sende over ved å sette hake i boksen på den aktuelle faktura.
- Lukk så vinduet.
- Trykk Aktiver (F12) for å sende over utvalget ditt. Du vil nå få en bekreftelse på sending er fullført og OK.
Faktura vil nå legge seg i
fakturaregistrert i AutoCollect med status:
Venter innles og saksnummer =
0. Saksnummer og status vil oppdatere seg når saken er registrert hos Amili for innfordring.
AutoCollect Register
Vi vil nå forklare de ulike knappene i AutoCollect Register.
Registeret kan åpnes fra Fakturaregister eller direkte fra en kunde. Hvis den åpnes direkte fra en kunde vil bare saker for den kunden vises.
Etter at en faktura er sendt til oppfølging, vil de vises i Registrert. Der vil de dukke opp med status Venter godkjenning og 0 som saksnummer. Så fort faktura er registrert hos Amili, vil de få et saksnummer.
Når flere fakturaer tilhører samme kunde og disse sendes til oppfølging, tildeles de samme saksnummer. Årsaken er at Amili samler disse i én utsendelse til sluttkunden.
Inkluder avsluttede saker
Registeret vil åpne i visning og kun vise åpne saker. Hvis man ønsker å se avsluttede saker, sett hake i Inkluder avsluttede saker.
AutoCollect Portal:
AutoCollect Portal kan også åpnes fra registeret. Dette vil åpne Portalen i en intern browser og vil kreve pålogging i portalen hos Amili. Pålogging vil bli husket så lenge Cordel er holdt åpen, men det må logges på igjen hvis Cordel lukkes.
Obs! Ved første innlogg etter at du er logget på Cordel, må du legge inn passord og brukernavn og bekrefte cookies.
Utskrift:
Utskrift er en standard registerutskrift med unntak av at den vil ta høyde for valgt visning i registeret. Så hvis register åpnes fra kunde vil utskriften kun inneholde den kunden sine saker. Samme gjelder om avsluttede saker blir med eller ikke.
Forandre:
Redigeringsvindu kan åpnes ved å trykke på Forandre eller dobbeltklikke på en sak i registeret. Vinduet kan også åpnes fra en faktura hvis fakturaen har vært sendt til AutoCollect.
Vinduet er delt ned i følgende seksjoner:
- Kunde: Kundenummer og kundenavn vises her, for å se mer detaljer om kunden knyttet saken kan Kundedata-knapp brukes.
- Faktura: Inneholder informasjon om fakturaen, for å se mer detaljer om fakturaen knyttet saken kan Fakturadata-knapp brukes.
- Saksdetaljer: Inneholder informasjon fra Amili om saken, som saksnummer, sakstype og status.
- Beløp: Inneholder informasjon om beløp, delt ned i tre grupper: opprinnelig, betalt og gjenstående.
- Betalingsdetaljer: Inneholder informasjon om hvordan kunde kan betale for å avslutte saken.
- Historikk: Inneholder informasjon om hendelser på saken.
- Hvis en hendelse har et vedlegg knyttet til seg vil dette være indikert ved et binders-ikon i vedleggskolonnen. Vedlegget vil bli lastet ned og åpnet i intern pdf-viewer hvis du trykker på binders ikonet.
Statusendringer på faktura
Hvis du ønsker å endre status på en faktura som ligger til oppfølging, kan du gjøre dette enten direkte på en sak, eller i Amili-portalen.
For å endre status på saken i Fakturaregistrert, stå på den aktuelle saken og trykk: Forandre.
- Pause sak (F4)
- Gjenoppta sak (F5)
- Avslutte sak (F6)
Hvilke statusalternativer som dukker opp, avhenger av status på saken.
Kreditnota & inkassooppgjør
Kreditnota:
Hvis en kreditnota blir opprettet knyttet til en faktura som er sendt til AutoCollect, blir denne automatisk sendt til AutoCollect ved bokføring av kreditnotaen.
Innbetalinger
Sending av betalinger:
Alle innbetalinger fra kunder som er knyttet til fakturaer overført til Amili, vil automatisk bli sendt videre og oppdatert deretter. Dette omfatter både manuelt registrerte og importerte betalinger.
Hente betalinger:
Det er Amili sin KID og konto som står på brevene som sendes ut. Innbetalinger som skjer til Amili, kan importeres fra Betalingsregistrering-registrert.
Dette finner du: Hele menyen → Faktura/Kundereskontro → Betalingsregistrering.
Trykk på Import fra Amili AutoCollect-knappen. Dette vil opprette betalingene i Import fra bank bilagsserien.
Etter import av betalinger:
Importen av betalingene vil automatisk lage til bilag i regnskap og koblinger i reskontro. Noter at gebyr som klient skal motta vil bli ført som rente og gå mot valgt konto for Renteinntekter fra kunder i regnskapsoppsett.
Hvis betalingen er fra en inkassosak vil eventuell MVA som AutoCollect har registrert bli trukket fra betalingen og føres direkte mot MVA konto med MVA-kode 09.
Amili-portalen
I Amili-portalen har du full oversikt over dine faktura til oppfølging. Brukernavn og passord er det du opprettet i steg 1 av aktiveringen.
Du kan blant annet se:
- Historikken til fakturaen - hva har skjedd når
- Mulighet for å endre status på en eller flere faktura
- Kommunisere med oss
- Se hvilke brev som er sendt skyldner og evt. laste de ned
- Hvor i saksgangen er saken
- Svare på spørsmål fra oss ved henvendelse / dialog med skyldner
Innfordringsprosessen
Hva skjer når en faktura sendes til Visma Amili?
Hva er forskjellen på en betalingspåminnelse og en betalingsoppfordring? Er purring og inkassovarsel det samme? Hvilke virkemidler bruker vi i de ulike stegene? Vi har samlet de ulike stegene i innfordringsprosessen for å forklare hva disse innebærer. Se nærmere beskrivelse her.
