AutoCollect i Tripletex | Spørsmål og svar

Hva skjer med faktura etter overføring?

For å få en bedre forståelse av hva som skjer videre fakturaen når den sendes til oss for purring og inkasso, ser du de ulike stegene her:

Har du aktivert AutoCollect etter 2. juli 2024? Se status på inkassosakene på Amili-portalen.

Hvis du har aktivert AutoCollect før 2. juli .2024 - logg inn i Kreditorweb for å se status på fakturaene. 

Mangler du innlogging? Gi oss beskjed på hjelp@amili.no, så fikser vi dette. 

Inkassovarsel 

Når du har sendt en faktura til purring, går det ut et inkassovarsel. Dette inkassovarselet sendes tidligst ut 14 dager etter forfall, og inneholder et purregebyr, samt renter beregnet fra forfallsdato på faktura. 

Inkassoliste 

Blir ikke inkassovarselet betalt innen forfall, er neste steg en inkassoliste. 

Denne listen mottar du på e-post første tirsdag etter at inkassovarselet har forfalt. Listen inneholder en oversikt over alle fakturaer som ikke har blitt betalt innen fristen, samt beskjed om at postene er klare for inkasso. Finner du faktura(er) på listen som ikke skal gå til inkasso? Da må den/de stoppes her. 

Se nederst i artikkelen for oversikt over hvordan inkassolisten besvares ut fra hvilket produkt du bruker. 

Inkasso

Etter at faktura blir registrert for inkasso, blir det sendt ut lovpålagte brev - enten per post eller digipost. Vi leverer også eFaktura i nettbanken til skyldner hvis vi har personnummer tilgjengelig. 

Saksbehandler vil deretter starte jobben med å ringe, sende e-post, SMS eller brev. Saksbehandler vil også ta en vurdering på om det vil være hensiktsmessig å sende faktura videre til rettslig pågang. 

For å løse purre- og inkassosaker raskt, er det avgjørende at vi har mest mulig informasjon om kunden din. Det er derfor viktig at vi mottar mest mulig og riktig informasjon fra deg, slik at vi kan komme i kontakt med kunden din. Sørg for at telefonnummer, e-post, organisasjonsnummer til bedriftskunder og fødsels- eller personnummer til privatpersoner legges på kundene dine, der hvor du har denne informasjonen. 

Nedenfor finner du et utdrag av hvilke hjelpemidler våre saksbehandlere benytter, for å sørge for at du fakturabeløpet betales: 

Inkassosalærer 

Brevene vi sender ut inneholder inkassosalær og renter. Inkassosalærene beregnes ut i fra standardiserte offentlige satser.

Betalingsanmerkning

Privatpersoner får betalingsanmerkning dersom kravet går rettslig (etter dag 38), eller eventuelt hvis de ikke holder en avdragsordning som avtalt. 

Næringskunder får betalingsanmerkning på dag 30 etter betalingsoppfordring. 

Hvis inkassosak blir innbetalt, slettes betalingsanmerkning i løpet av et par dager. 

Kredittsjekk

Vi tar kredittsjekker av skyldner for å se hvordan vi best kan løse sakene. 

Ut fra scoren på kredittsjekken, gjør saksbehandler vurderinger på hvordan saken skal følges opp videre.  Vi gjør vårt ytterste for at kunder som har utfordringer med å betale får god, skånsom og profesjonell oppfølging og rådgivning. 

Hvis kredittsjekken er god, vil rettslig pågang være et godt virkemiddel. Er kredittsjekken dårlig, kan det for eksempel være bedre å ringe skyldner. 

Rettslig pågang

Rettslig pågang er et av de viktigste virkemidlene vi har for å løse inkassosaker. Det blir alltid tatt en nøye vurdering om det er hensiktsmessig å sende et krav videre til rettslig pågang. Vi sender ikke krav videre som vi ikke tror vi får noe på. Det er basert på våre dyktige saksbehandlere sin avgjørelse om det er hensiktsmessig eller ikke, de kan for eksempel se om skyldner har motorvogn, eiendom, eller andre eiendeler som de kan ta pant i for å selge, slik at du får oppgjør på det du har tilgode. De har også innsyn i skyldners økonomi, og dersom vedkommende har et aktivt lønnstrekk gående kan de ofte få dette trekket videreført på vår sak.

Avbrudd av foreldelse kan skje ved å iverksette rettslige skritt, eller ved at skyldner erkjenner gjeldsforpliktelsen.

Overvåk

Inkassosaker som ikke er løst etter 12 måneders ordinær inkassopågang, rettslig pågang eller er avskrevet, overføres til overvåking. Når inkassosaken legges til overvåk vil det bli tatt jevnlige kredittsjekker av skyldner, for å sjekke om økonomien forbedrer seg.

Har du spørsmål om de ulike stegene? Kontakt oss på hjelp@amili.no

Hvordan gjør jeg endringer på faktura som er sendt via AutoCollect?

Har du aktivert AutoCollect etter 2. juli? Logg deg inn i Amili-portalen.

Hvis du aktiverte AutoCollect før 2. juli 2024 leser du videre: 

Slik gjør du endringer på faktura som er sendt via AutoCollect i Tripletex:

1. Gå til fanen Fakturaoversikt

2. Trykk på den aktuelle faktura og det vil komme frem en knapp med Endre oppdrag

3. Trykk på Endre oppdrag og få opp et vindu med nedtrekksmeny med ulike alternativer. 

4. Her har du mulighet til å sende melding til saksbehandler, gi beskjed om utsatt forfallsdato, sette faktura på pause, oppheve pause og avslutte oppdrag. Velg aktuell type og trykk Send. 

Vær oppmerksom på at dersom faktura er sendt over til inkasso vil det kun være Avslutt oppdrag og Melding tilgjengelig som endringer i denne boksen. 

Se video: Gjøre endringer på faktura i AutoCollect

Hvordan besvare inkassoliste i AutoCollect?

Hvis faktura fortsatt ikke er betalt når inkassovarselet er forfalt, er neste steg en inkassoliste.

Denne listen blir sendt på mail førstkommende tirsdag etter at inkassovarsel er forfalt. Den inneholder en oversikt over alle faktura som har forfalt inkassovarsel med beskjed om at disse postene er klare for inkasso. 

Les også: Hvordan gjør jeg endringer på faktura som er sendt via AutoCollect?

Hvis det er noen av fakturaene på inkassolisten som ikke skal til inkasso, har du mulighet til å stoppe disse fra videre oppfølging frem til torsdag morgen.

For å stoppe faktura gjør du følgende: (hvis du har aktivert AutoCollect før 2. juli 2024 logger du inn i Amili-portalen)

1. Gå til Fakturaoversikt

2. Finn den aktuelle fakturaen du ønsker å stoppe, trykk på den og velg Endre oppdrag

3. Velg type Avslutt oppdrag og Send

Hvis det ikke blir gjort noen endringer på faktura innen torsdag vil den automatisk bli registrert til inkasso.

Se video: Besvare inkassoliste i AutoCollect

Hvordan endrer jeg forfallsdato på faktura sendt via AutoCollect?

Hvis du ønsker å endre forfall på en faktura som er sendt via AutoCollect i Tripletex, gjør du følgende:

1. Logg inn i AutoCollect (hvis du har aktivert AutoCollect før 2. juli 2024 logger du inn i Amili-portalen)
2. Gå til fanen Fakturaoversikt
3. Trykk på den aktuelle faktura du ønsker å gi beskjed om utsatt forfall på
4. Velg Endre oppdrag
5. I pop-up vinduet velger du Endre forfallsdato og setter ny forfallsdato

Hvis forfallsdatoen endres på denne måten, vil det gå beskjed om nytt forfall til Visma Amili som stopper oppfølgingen av faktura frem til etter ny forfallsdato. Hvis faktura fortsatt ikke er betalt etter ny forfallsdato fortsetter innfordringen igjen med å sende nytt inkassovarsel etter 14 dager. 

Obs! Dette kan kun gjøres dersom faktura ligger til purring og ikke til inkasso. 

Hvordan føre en innbetaling på en faktura som har gått til purring/inkasso?

Faktura som oversendes via AutoCollect vil ha Visma Amili sitt KID- og kontonummer på purre- og inkassobrev. De fleste vil derfor betale med korrekt betalingsinformasjon, men av erfaring vet vi også at det er flere som vil betale direkte til dere. 

Synkronisering av direkte innbetalinger og inkasso-oppgjør synkroniseres en gang om dagen, rundt kl 23.

Innbetalinger direkte til dere

Hvis dere får en innbetaling til dere på en faktura som er gått til purring eller inkasso er alt dere trenger å gjøre å matche innbetalingen med den aktuelle fakturaen. Hvis dette gjøres vil det bli sendt beskjed om dette til Visma Amili og faktura blir justert i henhold til denne innbetalingen. 

Krediteringer i Tripletex

Dersom dere velger å kreditere en faktura vil dette også bli fanget opp av AutoCollect så lenge denne kreditnota matches mot faktura som ligger til oppfølging.

Innbetalinger fra Visma Amili AS

Se beskrivelse av dette i denne artikkelen.

Hva gjør jeg når en kunde er uenig i faktura?

Det er flere ting man kan gjøre dersom man har en kunde som er uenig i en faktura. 

Vi har laget et webinar som kan være nyttig å se og høre på, hvor vi kommer med en rekke tips og triks knyttet til tematikken: Webinar: Tvistehåndtering

Les også: Slik besvarer du kundens klage på faktura

Vær oppmerksom på følgende:

Når du sender en faktura til oss for oppfølging begynner vi umiddelbart å jobbe med saken ved at vi sender inkassovarsel. Så hender det at en faktura sendes feil - det kan være at fakturaen er helt feil eller du har blitt enig med kunden om en endring. Dette medfører at du trekker fakturaen for videre oppfølging. Dette gjør du i AutoCollect portalen ved å stoppe den. 

Det som er viktig å være klar over er at det kan medføre kostnader for deg å trekke en sak. Det være seg påløpte renter og purregebyr evt inkassosalær om saken har gått så langt. 

Vår anbefaling er at dere har gode rutiner internt for å sikre at dere ikke sender feil faktura og evt er raske med å stoppe en faktura dere evt har sendt feil til oss for oppfølging. I våre standard avtaler sier vi at det er "fri trekk" (les: gratis) å trekke inntil 10 virkedager etter at faktura er mottatt hos oss.

Hvordan opplever min kunde inkassoprosessen?

Målet er å bevare dine gode kundeforhold, derfor tilbyr vi effektive betalingsløsninger og god oppfølging. God inkassoskikk er forankret i all kommunikasjon vi gjør med dine kunder. Derfor kan du være trygg på at kundene dine blir møtt med forståelse og løsninger tilpasset situasjonen. 

Hvordan trekker jeg en sak?

Dette gjør du i AutoCollect portalen  (hvis du har aktivert AutoCollect før 2. juli 2024 logger du inn i Amili-portalen) ved å avslutte oppdrag - se "Hvordan gjør jeg endringer på faktura" for mer informasjon.

Det er viktig å være klar over er at det kan medføre kostnader for deg å trekke en sak. Det være seg påløpte renter og purregebyr evt inkassosalær om saken har gått så langt. 

Vår anbefaling er at dere har gode rutiner internt for å sikre at dere ikke sender feil faktura og evt er raske med å stoppe en faktura dere evt har sendt feil til oss for oppfølging. I våre standard avtaler sier vi at det er "fri trekk" (les: gratis) å trekke inntil 10 virkedager etter at faktura er mottatt hos oss.

Hvordan Opprette eller Gjenopprette API-nøkkel i Tripletex?

For å opprette en API-nøkkel må du gjøre følgende:

1. Trykk på Min Profil i høyre hjørne i Tripletex
2. Trykk på Mer > API-tilgang
   
   
   
   
3. Trykk så på Ny Nøkkel
4. Velg AutoCollect i nedtrekk for Applikasjon
5. Gi nøkkelen et navn som f.eks AutoCollect slik at det blir enkelt å holde oversikt ved flere nøkler. 
   
   

For å gjenopprette API-nøkkelen gjør du følgende:

1. Trykk på Min profil i høyre hjørne i Tripletex
2. Trykk Mer -> API-tilgang
3. Finn nøkkel for AutoCollect, trykk Gjenopprett nøkkel
4. Trykk OK → Kopier nøkkel, trykk OK

Nå kan du logge inn i AutoCollect-portalen. Bruk selskapets e-post og API nøkkel som passord.

Hvordan aktivere automatisk bokføring av oppgjør fra AutoCollect?

Visma Amili AS har sitt eget KID- og kontonummer på brevene som sendes ut både på purre- og inkassostadiet. Hvis du velger å automatisere purre- og inkassooppgjørene trenger du kun å gjøre følgende: 

1. Føre innbetalingen mot bankkonto motpost (satt opp som vist nedenfor) når denne kommer, innbetalingen har tekst "Ihht samlebilag xxx..."
2. Motta ferdig oppstilt og oppdatert bilag inne i Tripletex med alle føringer mot kundereskontro og MVA-konto
3. Motta remitteringsbilag på e-post som grunnlag for føringene vi har gjort inne i Tripletex

Automatisk bokføring aktiveres under tannhjulet i AutoCollect-portalen med utfylling av standardkontoer. (Hvis du har aktivert AutoCollect før 2. juli 2024 logger du inn i Amili-portalen)

Hva gjør jeg når jeg får lyn-symbolet ved beløp i AutoCollect portalen?

Hvis det dukker opp et lyn-symbol ved siden av beløpet i AutoCollect portalen for Tripletex, betyr dette følgende:

Det vil si at det er en differanse mellom hva som er registrert i Tripletex og hos Visma Amili AS. Du kan se at restbeløpet på venstre side ikke stemmer overens med restbeløpet på høyre side i oversikten.

Vær oppmerksom på at synkronisering mellom systemene kun kjøres en gang daglig, rundt klokken 23:00. Hvis de røde tallene fortsatt er der neste dag, altså etter synkronisering, ta kontakt med oss på hjelp@amili.no slik at vi kan rette opp i dette.