Steg 1 - Aktiver AutoCollect

For å aktivere AutoCollect må du: 

Gå til AutoCollect, velg PowerOffice Go og fyll inn selskapets organisasjonsnummer.

Du blir videresendt til PowerOffice Go hvor du må godkjenne aktiveringen.

Steg 2 - Fyll ut registreringsskjema

Siste steget i aktiveringen er å fylle ut registreringsskjemaet. 

Steg 1/4 - Kontaktinformasjon

Legg inn kontaktinformasjon iht. feltene, og sett ønsket passord.

Steg 2/4 -  Selskapsopplysninger

Feltene hentes fra PowerOffice, det eneste du trenger å legge inn er kontonummer. 

Bruker du et regnskapsbyrå, kan du huke av for dette nederst i steget. 

Steg 3/4  - Signer avtale

Les og signer avtalen for å fullføre onboarding. 

NB! Vi anbefaler at du leser avtale og vilkår, spesielt punkter knyttet til trekk av sak, overvåk og merverdiavgift.

Steg 4/4 - Fullfør onboarding

Trykk: Fullfør onboarding for å aktivere tjenesten. 

Amilis KID- og kontonummer er oppført på alle brev vi produserer. Hvis du ønsker å gjøre endringer på kontoer for automatisk bokføring, kan du gjøre endringer på dette i Amili-portalen. 

For detaljert informasjon rundt automatisk bokføring, se artikkel Automatisk bokføring

Definere din purrerutine

Når du skal sette opp purrerutinen, gjøres dette i PowerOffice Go.

Gå til Meny → Innstillinger → Purring og inkasso

Påminnelser når faktura er: Dersom du ønsker, kan det sendes en betalingspåminnelse fra Poweroffice Go, før oversendelse til Autocollect. Sett hake her og legg til antall dager du ønsker fra forfall på faktura til en påminnelse til din kunde går ut på e-post. Forutsetter at det ligger e-post på kundekortet.

For at Autocollect skal ta seg av videre prosess (inkassovarsel), lar du resterende felter stå uten hake. 

Godkjenn automatisk fakturaoverføring til AutoCollect: Hvis du setter hake her vil alle faktura som er forfalt med 14 dager sendes til AutoCollect. Du kan velge hvilken dato autooverføringen skal gjelde fra. 

Det er selvfølgelig mulig å sette fritak for enkelte kunder eller faktura selv om du aktiverer automatikk her. 

Amili-portalen

I Amili-portalen har du full oversikt over dine faktura til oppfølging. Brukernavn og passord er det du opprettet i steg 1 av aktiveringen.

Du kan blant annet se: 

• Historikken til fakturaen - hva har skjedd når
• Mulighet for å endre status på en eller flere faktura
• Kommunisere med oss
• Se hvilke brev som er sendt skyldner og evt. laste de ned
• Hvor i saksgangen er saken
• Svare på spørsmål fra oss ved henvendelse / dialog med skyldner 

Du kan nå sende over faktura til oppfølging via AutoCollect i Tripletex! 

I videre artikler vil du finne informasjon om daglig bruk av tjenesten.  

Automatisk bokføring

Definere kontoer for automatisk bokføring

Dersom du ønsker å deaktivere automatisk bokføring av oppgjør fra Amili, eller endre kontoene som benyttes, kan du gjøre dette via innstillinger i Amili-portalen

1. Trykk på brukeren din i høyre hjørne → Innstillinger
   
2. Trykk Integrasjoner
3. På Autocollect i PowerOffice, trykk Innstillinger
4. Se over kontooppsettet. Mer informasjon om hvert felt finner du ved å trykke ? til høyre.

Konto MVA-Kostnad
AutoCollect beregner MVA på inntektene til Visma Amili. Dette beregnes av purregebyr, salær, provisjon av hovedstol og provisjon av rente.

Obs! I dette oppsettet anbefaler vi at det angis en egen MVA-kostnad mellomværende konto og ikke en standard MVA-konto. 

MVA-pliktig firma: MVA blir ført brutto med MVA-grunnlag mot angitt kostnadskonto og avgiftskode angitt. Deretter blir det ført ut av konto uten MVA. Dette kan det kreves fradrag for i mva-meldingen. På denne måten vil det ikke bli en kostnad for deg som kunde i forbindelse med inndrivingen.

Ikke MVA-pliktig firma: Beløpet føres direkte på angitt kostnadskonto. Det vil ikke bli belastet merverdiavgift av salæret, men dette legges til salæret som skyldner betaler. Dere må i slike tilfeller kun ta kostnaden for MVA av purregebyret, provisjon av hovedstol og renter.

MVA kode: Hvis ditt firma er MVA-pliktig angir du MVA-kode for "Inngående MVA høy sats" i feltet for å beregne grunnlaget korrekt. Dette er for eksempel kode 1.

Hvis ditt firma ikke er mva-pliktig angir du MVA-kode for "Ingen MVA behandling". Dette er for eksempel kode 0. 

Konto renteinntekter
Hvis AutoCollect-avtalen din medfører at du får renteinntekter angir du her hvilken konto disse inntektene skal føres mot.

Konto gebyrinntekter
Hvis AutoCollect-avtalen din medfører at du får gebyrinntekter angir du her hvilken konto disse inntektene skal føres mot.

Bankkonto motpost  
Her definerer du mellomværende konto som inkassooppgjøret skal gå mot i påvente av innbetaling i banken. Når innbetalingen kommer i banken kan du føre beløpet direkte mot denne konto slik at kontoen går i null.
Vi anbefaler at dere oppretter en egen konto som dere kaller for Mellomværende AutoCollect.

Slik sender du faktura til oppfølging

Før faktura kan overføres til purring må faktura være forfalt med 14 dager.

Tips! Sørg for å ha fullstendig og oppdatert informasjon på kundene! Det sikrer innkrevingen ved at for eksempel brev kommer frem, og at vi treffer skyldner ved utring. 

Slik sender du faktura

Gå til  Meny → Salg → Inkasso

Du kan sende over faktura til oppfølging på to forskjellige måter:

1. Oversende enkelte i forslaget: Marker de du skal sende over og trykk Godkjenn.

2. Oversende alle i forslaget: Trykk på pilen til høyre for Godkjenn og velg Godkjenn alle 

Faktura er nå sendt til oppfølging via AutoCollect i PowerOffice Go! 

Du følger, endrer status og ser fullstendig historikk på oversendte saker ved å logge inn i Amili-portalen

Finner du ikke faktura i forslaget? Gå til Meny → Salg → Purringer og overstyr neste handling ved å endre Neste handling fra Ingen eller Vent til Inkasso. 

Logg inn i Amili-portalen

For mer informasjon og funksjonalitet kan du logge inn i Amili-portalen

I Amili-portalen kan du: 

• Se sakshistorikk
• Endre status på faktura
• Se hvilke brev som er sendt skyldner
• Svare på spørsmål fra oss ved henvendelse / dialog med skyldner

Saksdetaljer og endringer på faktura

I Amili-portalen har du mulighet til å se detaljer på hva som har skjedd med din faktura og gjøre endringer på saken. 

Innbetalinger, kreditnota og tapsføring

Innbetalinger til Visma Amili sin KID og konto

Faktura som er sendt AutoCollect vil ha Visma Amili sitt KID- og kontonummer på purre- og inkassobrev.  De fleste betaler med korrekt betalingsinformasjon, men vi erfarer at noen betaler direkte til dere.
Ved innbetaling på oversendte saker skjer følgende: 

1. Remitteringsbilag som er et grunnlag for utbetalingen sendes til oppgitt e-postadresse ved aktivering
2. Dere får utbetalt pengene til bankkonto oppgitt ved aktivering / oppstart
3. Inkassooppgjøret bokføres automatisk i PowerOffice Go

Obs! Bokføringen gjøres automatisk mot kontoer som er satt opp under fanen Oppsett.

Innbetalinger direkte til dere
Om du får en innbetaling på en faktura som er sendt AutoCollect må innbetaling matches med den aktuelle faktura. Når dette gjøres blir det sendt beskjed til Visma Amili, og faktura blir justert i henhold til innbetalingen.

Krediteringer
Krediteres en faktura som er sendt AutoCollect blir dette fanget opp om kreditnotaen matches mot aktuelle faktura.

Synkronisering
Synkronisering av inkassooppgjør, innbetalinger og krediteringer skjer daglig rundt kl 23.

Tapsføring
Dersom du skal tapsføre en faktura som ligger til Autocollect for inndrivelse, er det viktig at du tapsfører mot standard konto 7830 og at tapsføringen gjøres i henhold til veiledningen hos PowerOffice HER

Gjøres det slik, vil Autocollect ignorere føringen, og fortsette saken, selv om dere har tapsført fakturaen i regnskapet. 

Ofte stilte spørsmål

Sist oppdatert 26.02.25

Vi har samlet ofte stilte spørsmål, og fyller på fortløpende når nye spørsmål dukker opp.

Gjennopprette klientnøkkel

For å logge inn i AutoCollect-portalen trenger du en klientnøkkel fra PowerOffice Go. 

Gå til Meny → Innstillinger → Utvidelser 

Klikk så i det blanke feltet som heter AutoCollect som allerede er fylt ut og markere og Slett

Klikk så på Legg til utvidelse → velg AutoCollect i nedtrekksmenyen og du vil få opp ny gjeldende klientnøkkel.

Denne må kopieres ut og trykk deretter OK for å lagre. Vi anbefaler å lagre denne i et dokument for å slippe å hente ut ny klientnøkkel til hver innlogging i portalen.  

Endring av kontaktinformasjon

Ved oppsett av AutoCollect, hentes kontaktopplysninger fra PowerOffice Go. 

Endring av kontaktinformasjon

Er det behov for å endre kontaktinformasjon i etterkant av aktiveringen, kan du gi beskjed til Visma Amili på hjelp@amili.no i etterkant av registrering.

Flere kontaktpersoner oppført på selskapet

Hvis det er behov for flere kontaktpersoner på selskapet enn det som ble oppgitt ved registrering, gi beskjed til Visma Amili på hjelp@amili.no.

Innfordringsprosessen

Hva skjer når en faktura sendes til Visma Amili?

Hva er forskjellen på en betalingspåminnelse og en betalingsoppfordring? Er purring og inkassovarsel det samme? Hvilke virkemidler bruker vi i de ulike stegene? Vi har samlet de ulike stegene i innfordringsprosessen for å forklare hva disse innebærer. Se nærmere beskrivelse her.