AutoCollect for Tripletex

Steg 1 - Sjekk roller

For å kunne opprette API-nøkkel må du være Brukeradministrator. 

Du finner informasjon om din brukertilgang i Tripletex under:

Min Profil → Brukertilgang

Steg 2 - Velg Amili som inkassobyrå

Videre skal du så velge Visma Amili som inkassobyrå.

Obs! Hvis du er regnskapsfører og skal sette opp AutoCollect for en kunde, se artikkel Opprett API-nøkkel for regnskapsfører.

1. Gå til Faktura → Innstillinger → Inkassobyråer
2. Trykk Velg inkassobyrå
3. Velg alternativet Visma Amili AS - AutoCollect
   
   

Steg 3 - Følg stegene i Tripletex

Du vil så få opp et pop-up vindu i Tripletex

Opprett API-brukernøkkel (gjøres automatisk ved å trykke på knappen)

Gå til AutoCollect, velg Registrer nytt selskap og logg inn med e-postadresse og API-brukernøkkel. 

Steg 4 - Fyll ut registreringsskjema

Siste steget i aktiveringen er å fylle ut registreringsskjemaet. 

Steg 1/5 - Regnskapsbyrå

Bruker du regnskapsbyrå? Fyll inn organisasjonsnummeret til byrået.

Steg 2/5 -  Kontaktopplysninger (hentes fra Tripletex)

Hvis det er noe som ikke er riktig må dette endres i Tripletex før du laster siden på nytt. 

Steg 3/5  - Firmaopplysninger (hentes fra Tripletex)

Hvis det er noe som ikke er riktig må dette endres i Tripletex før du laster siden på nytt.

Steg 4/5 - Oppsett

Huk av for automatisk bokføring av oppgjørsbilag.

Amilis KID- og kontonummer er oppført på alle brev vi produserer. Hvis du krysser av her, vil oppgjøret bokføres automatisk i Tripletex.

For detaljert informasjon rundt automatisk bokføring, se artikkel Automatisk bokføring

Steg 5/5  - Avtale

Åpne og les avtalen. Huk av for at den er lest og velg Registrer meg.

NB! Vi anbefaler at du leser avtale og vilkår, spesielt punkter knyttet til trekk av sak, overvåk og merverdiavgift.

Du mottar en velkomstmail når selskapet er registrert inn i Amili sine systemer, og det er klart for å sende første faktura til purring og inkasso. Dette tar vanligvis et par timer. 

Steg 5 - Invitasjon til Amili-portalen

Etter registrering mottar du velkomstmail med invitasjon til kundeportalen: Amili-portal. Denne sendes til e-postadressen oppgitt i registreringskjema på steg 4.

I Amili-portalen har du full oversikt over dine faktura til oppfølging.
Du kan blant annet se: 

• Historikken til fakturaen - hva har skjedd når
• Mulighet for å endre status på en eller flere faktura
• Kommunisere med oss
• Se hvilke brev som er sendt skyldner og evt laste de ned
• Hvor i saksgangen er saken
• Svare på spørsmål fra oss ved henvendelse / dialog med skyldner 

Du kan nå sende over faktura til oppfølging via AutoCollect i Tripletex! 

I videre artikler vil du finne informasjon om daglig bruk av tjenesten.  

Automatisk bokføring

E-post for feilmeldinger

I dette feltet oppgir du e-postadressen til personen som skal motta varsler fra Visma Amili om eventuelle feilmeldinger knyttet til AutoCollect.

Definere kontoer for automatisk bokføring

Huk av på automatisk bokføring av oppgjørsbilag.
Amilis KID- og kontonummer er oppført på alle brev vi produserer. Hvis du krysser av her, vil oppgjøret bokføres automatisk i Tripletex. 

Det eneste du trenger å gjøre er å definere hvilke kontoer disse føringene skal føres på. Mer informasjon finner du ved å trykke på spørsmålstegnene i registreringsskjemaet. 

Konto MVA-kostnad - Anbefalt å angi en egen MVA-kostnad mellomværende konto, og ikke en standard MVA-konto.

MVA-kode - Sett verdi i henhold til selskapets merverdiavgift-status (for eksempel 1 for høy sats, eller 0 for ingen)

Konto rente- og gebyrinntekter - Hvis avtalen din medfører at du får rente- eller gebyrinntekter, angir du hvilke kontoer disse inntektene skal føres mot. 

Konto tapsføring - Dersom du benytter denne når du skal tapsføre en faktura som ligger til AutoCollect, sikrer du at kravet ikke feilaktig lukkes hos oss. Føringer med motpost til denne konto vil ikke rapporteres til AutoCollect. Endre dersom dere benytter en annen enn standard 7830.

Bankkonto motpost - Konto 1550 benyttes som mellomværende konto ved oppgjør fra Amili. Uten en slik konto vil ikke Amili kunne bokføre oppgjøret automatisk. Kontoen finner du i Tripletex ved å gå til regnskap   →  innstillinger   →  betalingstyper   →  innbetaling. Har du ikke kontoen, kan du opprette denne.

Følgende skjer ved betaling på purre- og/ eller inkassosaker:

1. Utbetaling fra Amili skjer til bankkonto definert i oppsettet
2. Remitteringsbilaget, som er grunnlaget for utbetalingen, sendes til e-postadressen som er lagt inn som kontaktperson.
3. Purre- og inkassooppgjøret bokføres i Tripletex.
   

Slik sender du faktura til oppfølging

Før faktura kan overføres til purring må faktura være forfalt med 14 dager.

Tips! Sørg for å ha fullstendig og oppdatert informasjon på kundene! Det sikrer innkrevingen ved at f.eks brev kommer frem, og at vi treffer skyldner ved utring. 

Slik sender du faktura

1. Gå til Fakturaoversikt og huk av en eller flere faktura du ønsker å sende. Dette kan også gjøres fra Kunder/Leverandører.
2. Velg Purring/Inkasso
   
   
3. I vinduet som dukker opp velger du Start Inkassoprosess, her skal Visma Amili være valgt som inkassobyrå.
4. Huk av for at kravet ikke er omtvistet.
5. Trykk Purring/inkasso.

Faktura er nå sendt til oppfølging via AutoCollect i Tripletex!

Faktura som er sendt til AutoCollect

Når faktura er sendt AutoCollect, mottar du et saksnummer i Fakturaoversikt i Tripletex. 
Trykk på saksnummeret for å komme til Amili-portalen for mer informasjon rundt oppfølging av fakturaen. 

Dersom fakturaen ikke har fått et saksnummer etter oversending, og det har gått minst to virkedager, ta kontakt med Amili på hjelp@amili.no

Logg inn i Amili-portalen

For mer informasjon og funksjonalitet kan du logge inn i Amili-portalen

I Amili-portalen kan du: 

• Se sakshistorikk
• Endre status på faktura
• Se hvilke brev som er sendt skyldner
• Svare på spørsmål fra oss ved henvendelse / dialog med skyldner

Saksdetaljer og endringer på faktura

I Amili-portalen har du mulighet til å se detaljer på hva som har skjedd med din faktura og gjøre endringer på saken. 

Innbetalinger og kreditnota

Innbetalinger til Visma Amili sin KID og konto

Faktura som er sendt AutoCollect vil ha Visma Amili sitt KID- og kontonummer på purre- og inkassobrev.  De fleste betaler med korrekt betalingsinformasjon, men vi erfarer at noen betaler direkte til dere.
Ved innbetaling på oversendte saker skjer følgende: 

1. Remitteringsbilag som er et grunnlag for utbetalingen sendes til oppgitt e-postadresse ved aktivering
2. Dere får utbetalt pengene til bankkonto oppgitt ved aktivering / oppstart
3. Inkassooppgjøret bokføres automatisk i Tripletex

NB! Bokføringen gjøres automatisk mot kontoer som er satt opp under fanen Oppsett.

Innbetalinger direkte til dere
Om du får en innbetaling på en faktura som er sendt AutoCollect må innbetaling matches med den aktuelle faktura. Når dette gjøres blir det sendt beskjed til Visma Amili, og faktura blir justert i henhold til innbetalingen.

Krediteringer
Krediteres en faktura som er sendt AutoCollect blir dette fanget opp om kreditnotaen matches mot aktuelle faktura.

Synkronisering
Synkronisering av inkassooppgjør, innbetalinger og krediteringer skjer daglig rundt kl 23.

Tapsføring
Du tapsfører i henhold til Tripletex Hjelpesenter. Husk å bokføre tapet på  “konto tapsføring” i kontooppsettet for AutoCollect.

Ofte stilte spørsmål

Sist oppdatert 20.02.25

Vi har samlet ofte stilte spørsmål, og fyller på fortløpende når nye spørsmål dukker opp.

Opprett API-nøkkel for regnskapsfører

Dette steget gjelder for deg som er regnskapsfører!

For å kunne opprette API-nøkkel må du være brukeradministrator. 

Du finner informasjon om din brukertilgang under Min Profil → Brukertilgang

Slik oppretter du API-nøkkelen

1. Gå til din profil og finn API-tilgang i nedtrekksmenyen med mer.
2. Velg NY NØKKEL og finn AutoCollect fra nedtrekksmenyen.
3. Huk av for Regnskapskontorets brukernøkkel, gi nøkkelen navnet AutoCollect og trykk Opprett nøkkel.
   Obs! Skriv ned API-nøkkelen du får etter å ha trykket Opprett nøkkel. Det er denne du bruker som passord ved aktivering.
   
4. Gå til Kunde → Kunder/Leverandører (i Tripletex), huk av for de du ønsker å aktivere AutoCollect for.
5. Gå på Klienttilgang.
6. Finn AutoCollect fra nedtrekksmenyen og trykk på Klienttilgang.

Endring av kontaktinformasjon

Ved oppsett av AutoCollect, hentes kontaktopplysninger fra Tripletex. 

Endring av kontaktinformasjon

Er det behov for å endre kontaktinformasjon i etterkant av aktiveringen, kan du gi beskjed til Visma Amili på hjelp@amili.no i etterkant av registrering.

Flere kontaktpersoner oppført på selskapet

Hvis det er behov for flere kontaktpersoner på selskapet enn det som ble oppgitt ved registrering, gi beskjed til Visma Amili på hjelp@amili.no.

Opprette og gjenopprette API-nøkkel

Opprette API-nøkkel

For å opprette en API-nøkkel må følgende handlinger utføres:

1. Trykk på Min Profil i høyre hjørne i Tripletex

2. Trykk på Mer → API-tilgang

3. Trykk så på Ny Nøkkel

4. Velg AutoCollect i nedtrekk for Applikasjon

5. Gi nøkkelen et navn som f.eks AutoCollect slik at det blir enkelt å holde oversikt ved flere nøkler.

Gjennopprette API-nøkkel

For å gjenopprette API-nøkkelen gjør du følgende:

1. Trykk på Min profil i høyre hjørne i Tripletex

2. Trykk Mer → API-tilgang

3. Finn nøkkel for AutoCollect, trykk Gjenopprett nøkkel

4. Trykk OK → Kopier nøkkel, trykk OK

Nå kan du logge inn i AutoCollect-portalen. Bruk selskapets e-post og API-nøkkel som passord.

Innfordringsprosessen

Hva skjer når en faktura sendes til Visma Amili?

Hva er forskjellen på en betalingspåminnelse og en betalingsoppfordring? Er purring og inkassovarsel det samme? Hvilke virkemidler bruker vi i de ulike stegene? Vi har samlet de ulike stegene i innfordringsprosessen for å forklare hva disse innebærer. Se nærmere beskrivelse her.