AutoCollect for Tripletex

Steg 1 - Sjekk roller

For å kunne opprette API-nøkkel må du være Brukeradministrator. 

Du finner informasjon om din brukertilgang i Tripletex under:

Min Profil → Brukertilgang

Steg 2 - Velg Amili som inkassobyrå

Videre skal du så velge Visma Amili som inkassobyrå.

Obs! Hvis du er regnskapsfører og skal sette opp AutoCollect for en kunde, se artikkel Aktiver Autocollect som regnskapsfører

1. Gå til Faktura → Innstillinger → Inkassobyråer
2. Trykk Velg inkassobyrå
3. Velg alternativet Visma Amili AS - AutoCollect
   
   

Steg 3 - Følg stegene i Tripletex

Du vil så få opp et pop-up vindu i Tripletex

Opprett API-brukernøkkel (gjøres automatisk ved å trykke på knappen)

Gå til AutoCollect, velg Tripletex og legg inn API-brukernøkkel. 

Steg 4 - Fyll ut registreringsskjema

Siste steget i aktiveringen er å fylle ut registreringsskjemaet. 

Steg 1/4 - Kontaktinformasjon

Legg inn kontaktinformasjon iht. feltene, og sett ønsket passord.

Steg 2/4 -  Selskapsopplysninger

Feltene hentes fra Tripletex, det eneste du trenger å legge inn er kontonummer. 

Bruker du et regnskapsbyrå, kan du huke av for dette nederst i steget. 

Steg 3/4  - Signer avtale

Les og signer avtalen for å fullføre onboarding. 

NB! Vi anbefaler at du leser avtale og vilkår, spesielt punkter knyttet til trekk av sak, overvåk og merverdiavgift.

Steg 4/4 - Fullfør onboarding

Trykk: Fullfør onboarding for å aktivere tjenesten. 

Amilis KID- og kontonummer er oppført på alle brev vi produserer. Hvis du ønsker å gjøre endringer på kontoer for automatisk bokføring, kan du gjøre endringer på dette i Amili-portalen. 

For detaljert informasjon rundt automatisk bokføring, se artikkel Automatisk bokføring

Amili-portalen

I Amili-portalen har du full oversikt over dine faktura til oppfølging. Brukernavn og passord er det du opprettet i steg 1 av aktiveringen.

Du kan blant annet se: 

• Historikken til fakturaen - hva har skjedd når
• Mulighet for å endre status på en eller flere faktura
• Kommunisere med oss
• Se hvilke brev som er sendt skyldner og evt. laste de ned
• Hvor i saksgangen er saken
• Svare på spørsmål fra oss ved henvendelse / dialog med skyldner 

Du kan nå sende over faktura til oppfølging via AutoCollect i Tripletex! 

I videre artikler vil du finne informasjon om daglig bruk av tjenesten.  

Automatisk bokføring

Definere kontoer for automatisk bokføring

Dersom du ønsker å deaktivere automatisk bokføring av oppgjør fra Amili, eller endre kontoene som benyttes, kan du gjøre dette via innstillinger i Amili-portalen

1. Trykk på brukeren din i høyre hjørne → Innstillinger
   
2. Trykk Integrasjoner
3. På Autocollect i Tripletex, trykk Innstillinger
4. Se over kontooppsettet. Mer informasjon om hvert felt finner du ved å trykke ? til høyre.

Visma Amilis KID- og kontonummer er oppført på alle brev vi produserer. Hvis du har aktivert automatisk bokføring, vil oppgjøret bokføres automatisk i Tripletex. 

Konto MVA-kostnad - Anbefalt å angi en egen MVA-kostnad mellomværende konto, og ikke en standard MVA-konto.

MVA-kode - Sett verdi i henhold til selskapets merverdiavgift-status (for eksempel 1 for høy sats, eller 0 for ingen)

Konto rente- og gebyrinntekter - Hvis avtalen din medfører at du får rente- eller gebyrinntekter, angir du hvilke kontoer disse inntektene skal føres mot. 

Konto tapsføring - Dersom du benytter denne når du skal tapsføre en faktura som ligger til AutoCollect, sikrer du at kravet ikke feilaktig lukkes hos oss. Føringer med motpost til denne konto vil ikke rapporteres til AutoCollect. Endre dersom dere benytter en annen enn standard 7830.

Bankkonto motpost - Konto 1550 benyttes som mellomværende konto ved oppgjør fra Visma Amili. Uten en slik konto vil ikke Visma Amili kunne bokføre oppgjøret automatisk. Kontoen finner du i Tripletex ved å gå til regnskap   →  innstillinger   →  betalingstyper   →  innbetaling. Har du ikke kontoen, kan du opprette denne.

Følgende skjer ved betaling på purre- og/ eller inkassosaker:

1. Utbetaling fra Amili skjer til bankkonto definert i oppsettet
2. Remitteringsbilaget, som er grunnlaget for utbetalingen, sendes til e-postadressen som er lagt inn som kontaktperson.
3. Purre- og inkassooppgjøret bokføres i Tripletex.
   

Slik sender du faktura til oppfølging

Før faktura kan overføres til purring må faktura være forfalt med 14 dager.

Tips! Sørg for å ha fullstendig og oppdatert informasjon på kundene! Det sikrer innkrevingen ved at f.eks brev kommer frem, og at vi treffer skyldner ved utring. 

Slik sender du faktura

1. Gå til Fakturaoversikt og huk av en eller flere faktura du ønsker å sende. Dette kan også gjøres fra Kunder/Leverandører.
2. Trykk på de tre prikkene til høyre på en av fakturalinjene som er markert, og velg Betalingsoppfølging
   
   
   
   
3. I vinduet som dukker opp velger du Start Inkassoprosess, her skal Visma Amili være valgt som inkassobyrå.
4. Huk av for at kravet ikke er omtvistet.

5. Trykk Send
   
   
   

Faktura er nå sendt til oppfølging via AutoCollect i Tripletex, og du vil finne saken i Amili-portalen neste dag!

Faktura som er sendt til AutoCollect

Når faktura er sendt AutoCollect, vil fakturaen få et saksnummer i fakturaoversikten i Tripletex. 
Trykk på saksnummeret  i referanse for å komme til Amili-portalen for mer informasjon rundt oppfølging av fakturaen. 

Dersom fakturaen ikke har fått et saksnummer, og det har gått minst to virkedager siden oversending, ta kontakt med Visma Amili på hjelp@amili.no

Saksdetaljer og endringer på faktura

I Amili-portalen har du mulighet til å se detaljer på hva som har skjedd med din faktura og gjøre endringer på saken. 

Innbetalinger og kreditnota

Innbetalinger til Visma Amili sin KID og konto

Faktura som er sendt AutoCollect vil ha Visma Amili sitt KID- og kontonummer på purre- og inkassobrev.  De fleste betaler med korrekt betalingsinformasjon, men vi erfarer at noen betaler direkte til dere.
Ved innbetaling på oversendte saker skjer følgende: 

1. Remitteringsbilag som er et grunnlag for utbetalingen sendes til oppgitt e-postadresse ved aktivering
2. Dere får utbetalt pengene til bankkonto oppgitt ved aktivering / oppstart
3. Inkassooppgjøret bokføres automatisk i Tripletex

NB! Bokføringen gjøres automatisk mot kontoer som er satt opp under fanen Oppsett.

Innbetalinger direkte til dere
Om du får en innbetaling på en faktura som er sendt AutoCollect må innbetaling matches med den aktuelle faktura. Når dette gjøres blir det sendt beskjed til Visma Amili, og faktura blir justert i henhold til innbetalingen.

Krediteringer
Krediteres en faktura som er sendt AutoCollect blir dette fanget opp om kreditnotaen matches mot aktuelle faktura.

Synkronisering
Synkronisering av inkassooppgjør, innbetalinger og krediteringer skjer daglig rundt kl 23.

Tapsføring
Du tapsfører i henhold til Tripletex Hjelpesenter. Husk å bokføre tapet på  “konto tapsføring” i kontooppsettet for AutoCollect.

Aktiver Autocollect som regnskapsfører

Denne veiledningen gjelder for deg som er regnskapsfører og skal aktivere Autocollect for en kunde.

For å kunne opprette API-nøkkel må du være brukeradministrator. 

Du finner informasjon om din brukertilgang under Min Profil → Brukertilgang

Slik oppretter du API-nøkkelen

1. Gå til din profil og finn API-tilgang i nedtrekksmenyen med mer.
2. Velg NY NØKKEL og finn AutoCollect fra nedtrekksmenyen.
3. Huk av for Regnskapskontorets brukernøkkel, gi nøkkelen navnet AutoCollect og trykk Opprett nøkkel.
   Obs! Skriv ned API-nøkkelen du får etter å ha trykket Opprett nøkkel. Det er denne du bruker ved aktivering.
   
4. Gå til Kunde → Kunder/Leverandører (i Tripletex), huk av for de du ønsker å aktivere AutoCollect for.
5. Gå på Klienttilgang.
6. Finn AutoCollect fra nedtrekksmenyen og trykk på Klienttilgang.

Du har nå tilgang til å aktivere Autocollect for kundene når du logger inn med regnskapskontorets brukernøkkel i Autocollect

1. Gå til Autocollect → Velg Tripletex
2. Legg inn regnskapsførers API-nøkkel

Steg 1/4 - Kontaktinformasjon

Dersom du allerede har en bruker, vil du bli bedt om å logge inn. Hvis ikke, fyll ut kontaktinformasjonen og sett et eget passord.

Steg 2/4 - Velg selskap du ønsker å onboarde

Huk av selskapene du ønsker å aktivere Autocollect på, i nedtrekksmenyen. Selskapene som ligger her, er de du har tilrettelagt Autocollect for via Klienttilgang i Tripletex. 

Dersom det ikke er huket på at selskapet bruker et regnskapsbyrå, gjør dette, og legg inn organisasjonsnummeret til byrået. 

Steg 2/4 - Selskapsopplysninger

Feltene hentes fra Tripletex, det eneste du trenger å legge inn er kontonummer. 

Steg 3/4 - Signer avtale

Les og signer avtalen for å fullføre onboarding. 

NB! Vi anbefaler at du leser avtale og vilkår, spesielt punkter knyttet til trekk av sak, overvåk og merverdiavgift.

Steg 4/4 - Fullfør onboarding

Trykk Fullfør onboarding for å aktivere tjenesten. 

Endring av kontaktinformasjon

Ved oppsett av AutoCollect, hentes kontaktopplysninger fra Tripletex. 

Endring av kontaktinformasjon

Er det behov for å endre kontaktinformasjon i etterkant av aktiveringen, kan du gi beskjed til Visma Amili på hjelp@amili.no i etterkant av registrering.

Flere kontaktpersoner oppført på selskapet

Hvis det er behov for flere kontaktpersoner på selskapet enn det som ble oppgitt ved registrering, gi beskjed til Visma Amili på hjelp@amili.no.

Opprette og gjenopprette API-nøkkel

Opprette API-nøkkel

For å opprette en API-nøkkel må følgende handlinger utføres:

1. Trykk på Min Profil i høyre hjørne i Tripletex

2. Trykk på Mer → API-tilgang

3. Trykk så på Ny Nøkkel

4. Velg AutoCollect i nedtrekk for Applikasjon

5. Gi nøkkelen et navn som f.eks AutoCollect slik at det blir enkelt å holde oversikt ved flere nøkler.

Gjennopprette API-nøkkel

For å gjenopprette API-nøkkelen gjør du følgende:

1. Trykk på Min profil i høyre hjørne i Tripletex

2. Trykk Mer → API-tilgang

3. Finn nøkkel for AutoCollect, trykk Gjenopprett nøkkel

4. Trykk OK → Kopier nøkkel, trykk OK

Nå kan du logge inn i AutoCollect-portalen.

Innfordringsprosessen

Hva skjer når en faktura sendes til Visma Amili?

Hva er forskjellen på en betalingspåminnelse og en betalingsoppfordring? Er purring og inkassovarsel det samme? Hvilke virkemidler bruker vi i de ulike stegene? Vi har samlet de ulike stegene i innfordringsprosessen for å forklare hva disse innebærer. Se nærmere beskrivelse her. 

Ofte stilte spørsmål

Sist oppdatert 20.02.25

Vi har samlet ofte stilte spørsmål, og fyller på fortløpende når nye spørsmål dukker opp.